Czy pracownik może legalnie korzystać z narzędzi AI w pracy? Odpowiedzialność i ryzyko pracodawcy

Myślisz, że w Twojej firmie nie ma AI, bo jej nie kupiłeś_aś? Twoi pracownicy mają inne zdanie. Sztuczna inteligencja już dawno u Ciebie pracuje. Pytanie tylko, czy na Twoich zasadach? Dowiedz się, czy pracownik może legalnie korzystać z narzędzi AI w pracy i jak zamienić ryzykowną „partyzantkę AI” w bezpieczne i legalne procedury!

Pracownicy używają AI – ono wchodzi do Twojej firmy tylnymi drzwiami i nawet o tym nie wiesz… 

Nie miej złudzeń. Jeśli myślisz, że temat sztucznej inteligencji Cię nie dotyczy, bo nie wdrożyłeś_aś oficjalnych narzędzi, nie kupiłe_aś subskrypcji i nie przeszkoliłeś_aś zespołu – jesteś w błędzie. To tylko pozorne “bezpieczeństwo”.

Prawda jest taka, że AI bardzo często działa już w Twojej organizacji. Tyle że nie na poziomie oficjalnych procedur, a na poziomie codziennych nawyków Twoich pracowników.

Efektywność ma swoją cenę

Dla Twojego zespołu narzędzia takie jak ChatGPT, Gemini czy Claude to po prostu sposób na szybszą i wygodniejszą pracę. Ktoś wrzuca treść maila od klienta, żeby „lepiej brzmiał”. Ktoś inny prosi o streszczenie umowy albo przygotowanie odpowiedzi na reklamację. Jeszcze ktoś czeka na analizę danych z firmowego Excela.

Z perspektywy pracownika to czysty zysk – w końcu praca idzie sprawniej. 

Możesz widzieć wzrost efektywności i lepszą jakość pracy, ale czy zadajesz sobie pytanie: jak dokładnie Twoi pracownicy to robią?

Statystyki są bezlitosne. Ogromna część pracowników korzysta z narzędzi AI bez wiedzy pracodawcy. Można powiedzieć, że sztuczna inteligencja nie poczekała na Twoje zaproszenie – ale weszła do Twojej firmy tylnym wejściem i pracuje ramię w ramię z Twoim zespołem. 

Pytanie tylko, czy pozwolisz jej działać bez żadnej kontroli (bo nie powinieneś_aś)?

Brak zasad to luka – a nie “parasol ochronny”

Brak oficjalnego stanowiska firmy w sprawie AI nic nie rozwiązuje. Wręcz przeciwnie! Tworzy niebezpieczną lukę, w której zespół działa po swojemu, bez jasnych reguł i bez świadomości, czego absolutnie nie wolno wprowadzać do zewnętrznych systemów.

Pomagając na co dzień przedsiębiorcom, zauważyłam jeden z największych paradoksów biznesowych.

Inwestują w rozbudowane umowy o zachowaniu poufności, zabezpieczają dokumenty i ograniczają dostępy… Jednocześnie jednak nikt nie tłumaczy ich zespołowi, że wklejenie fragmentu strategicznej umowy do nieautoryzowanych narzędzi AI może oznaczać spore kłopoty.

Z kolei kłopoty z AI oznaczają, że to Ty – jako pracodawca – poniesiesz największe konsekwencje. Jakie? 

Omówiłam je dokładnie z adw. Martyną Dziedzic – specjalistką w zakresie prawa pracy i partnerką w kancelarii Law in HR. Zobacz cały odcinek na moim kanale na YouTube. 

AI w firmie. Jakie są ryzyka prawne wykorzystywania sztucznej inteligencji w pracy?

Niekontrolowane wykorzystywanie AI przez pracowników rodzi poważne ryzyko prawne, organizacyjne i wizerunkowe. Co złego może się stać? Już wyjaśniam!

Oto 3 ryzyka AI, o których musisz wiedzieć, jeśli masz firmę!

1. Wyciek tajemnicy przedsiębiorstwa i poufnych danych

Jeśli Twój pracownik wkleja do publicznego modelu AI fragment umowy, strategię sprzedażową czy wewnętrzne procedury, tracisz kontrolę nad tymi informacjami.

Pamiętaj, że darmowe narzędzia AI często traktują wpisane dane jako „paliwo” do dalszej nauki modelu!

2. Naruszenie RODO

Drugi zagrożony obszar to ochrona danych osobowych. Jeśli w zapytaniu do AI znajdą się dane klienta, kontrahenta czy kandydata do pracy, a Ty wcześniej nie sprawdziłeś_aś zabezpieczeń tego narzędzia i nie podpisałeś_aś odpowiednich umów powierzenia danych – masz incydent ochrony danych osobowych, tj. naruszenie ochrony danych.

W takiej sytuacji nie możesz po prostu udawać, że nic się nie stało. Jako administrator danych musisz ocenić ryzyko i – jeśli jest wysokie – zgłosić naruszenie do UODO w ciągu 72 godzin. 

Problem w tym, że bez wdrożonej polityki AI nie masz procedur, które pozwoliłyby Ci zareagować na czas. W efekcie brak audytu i jasnych zasad może Cię kosztować znacznie więcej niż samo wdrożenie bezpiecznych procesów.

Dowiedz się, jak chronić dane osobowe klientów w projektach AI. >>>

3. Pułapka praw autorskich

Wiele pracowników traktuje tekst, grafikę czy kod wygenerowany przez AI jak gotowy produkt firmowy. Sprawa jest jednak nieco bardziej skomplikowana. 

Zgodnie z prawem, utwór musi mieć „ludzkiego autora”. Jeśli coś zostało wygenerowane w całości przez AI, bez twórczego wkładu człowieka, nie może podlegać ochronie prawa autorskiego.

To oznacza, że możesz mieć problem z udowodnieniem, że dany materiał należy wyłącznie do Ciebie, co utrudnia walkę z konkurencją, która mogłaby go po prostu skopiować. 

Z drugiej strony, dochodzi ryzyko plagiatu – modele uczą się na ogromnych zbiorach danych i mogą wygenerować treść łudząco podobną do materiałów już podlegających ochronie. Jeśli tak się stanie, odpowiedzialność spadnie na Twoją firmę, nawet jeśli nie wiedziałeś_aś, że projekt powstał przy wsparciu bota.

Nie wiesz, jak zarządzać ryzykiem prawnym AI w firmie? Sprawdź, jak przygotować odpowiednią dokumentację!

Czy pracownik może legalnie korzystać z narzędzi AI w pracy?

Pracownicy mogą korzystać ze sztucznej inteligencji w pracy. Kluczowe jest jednak to, JAK to robią. Jeśli w Twojej firmie te narzędzia są używane na własną rękę – poza Twoją kontrolą – to zamiast innowacji, otwierasz sobie furtkę do problemów.

Legalne i bezpieczne AI wymaga jasno określonych zasad. Musisz wprost określić, w jakim zakresie i przy jakich zadaniach dopuszczasz wsparcie algorytmów.

Co powinieneś_aś zrobić?

• Wprowadź oficjalny dokument: Może to być Polityka AI, odrębna oficjalna procedura lub aktualizacja regulaminu pracy.
• Zrób audyt narzędzi: Nie każde AI jest bezpieczne. Zanim pozwolisz pracownikom na dany system, sprawdź go pod kątem prawnym, technologicznym oraz pod kątem zgodności z RODO i cyberbezpieczeństwem.
• Ureguluj monitoring: Jeśli planujesz używać AI do oceny efektywności czy wyników pracy, musisz o tym poinformować zespół w odpowiednich dokumentach zakładowych, np. w obwieszczeniu.

Procedury to nie wszystko – liczy się świadomość

Nawet najlepsza polityka AI nie zadziała, jeśli pracownicy nie będą wiedzieć, jak stosować ją w praktyce. 

Twoim zadaniem jest nie tylko wprowadzić odpowiednie dokumenty i procedury, ale przede wszystkim wytłumaczyć im, dlaczego publiczne czaty nie są miejscem na dane klientów, strategie sprzedażowe czy dokumenty objęte NDA.

Wprowadź w firmie zasadę ograniczonego zaufania. Pracownik musi wiedzieć, że wynik z AI to tylko propozycja, a nie gotowy produkt. Bezrefleksyjne kopiowanie treści do ofert czy umów to prosta droga do błędów merytorycznych, nieaktualnych informacji lub – co gorsza – naruszenia cudzych praw autorskich. AI to pomocnik, a nie nieomylny ekspert!

Dlaczego brak zasad AI w firmie Cię osłabia?

Jasne zasady wiążą się z jeszcze jednym, kluczowym obszarem: pieniędzmi.

Jeśli w firmie panuje „milcząca zgoda” na AI, a Ty nie wdrożyłeś_aś żadnych procedur, bardzo trudno będzie Ci pociągnąć pracownika do odpowiedzialności za ewentualną szkodę. Prawo chroni wtedy pracownika, uznając, że ryzyko prowadzenia biznesu (w tym brak nadzoru nad AI) leży po Twojej stronie.

Sytuacja zmienia się o 180 stopni, gdy masz wdrożoną politykę AI, konkretne zakazy i przeprowadzone szkolenia. Jeśli pracownik świadomie łamie te instrukcje i narazi firmę na straty, Twoja pozycja w ewentualnym sporze o odszkodowanie jest znacznie mocniejsza.

Podsumowując, pracownik może korzystać z AI, ale będzie to bezpieczne tylko wtedy, gdy Ty jako szef wyznaczysz granice, których nie wolno mu przekraczać.

---

Jeszcze innym ważnym wątkiem jest AI w HR i rekrutacji oraz monitoring wydajności pracowników za pomocą AI. Jeśli interesuje Cię ten temat, zapraszam do obejrzenia w całości odcinka na YouTube, w którym poruszyłam ten wątek z mec. Martyną Dziedzic.

---

Jak wdrożyć sztuczną inteligencję w firmie?

Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców takich jak Ty, przygotowałam kurs, dzięki któremu ze spokojną głową wdrożysz sztuczną inteligencję w swoim biznesie. 

A dlaczego warto mieć go w swojej cyfrowej biblioteczce, pisałam tutaj: Legalna AI w biznesie – jak bezpiecznie korzystać z SI w firmie?

FAQ: Czy pracownik może legalnie korzystać z narzędzi AI w pracy?

Czy dopuszczalne jest używanie sztucznej inteligencji w pracy?

Tak, pracownik może korzystać z AI w pracy, ale wyłącznie na zasadach określonych przez pracodawcę i z poszanowaniem poufności, RODO oraz praw autorskich.

Czy pracownik może używać prywatnego konta AI (np. Chat GPT Free) na sprzęcie służbowym?

Nie powinien robić tego bez zgody pracodawcy, bo prywatne konto AI może nie spełniać firmowych wymogów bezpieczeństwa, poufności i ochrony danych.

Które narzędzie AI można używać w firmie?

W firmie powinno się używać tylko tych narzędzi AI, które zostały wcześniej zatwierdzone przez pracodawcę po audycie prawnym, technologicznym i pod kątem RODO.

Które narzędzie AI wybrać dla biznesu?

Najlepsze narzędzie AI dla biznesu to takie, które odpowiada potrzebom firmy, ma odpowiednie zabezpieczenia, jasne zasady przetwarzania danych i pozwala kontrolować sposób korzystania przez pracowników.

Jakie są zasady używania sztucznej inteligencji przez pracowników w firmie?

Zasady powinny jasno określać, z jakich narzędzi AI wolno korzystać, jakich danych nie wolno wpisywać, kto weryfikuje wyniki AI i jaka odpowiedzialność grozi za naruszenie procedur.