Freelancing – jak działać legalnie i bezpiecznie?

Freelancing to sposób na życie aż 40% Amerykanów i 25% Europejczyków. A liczby te stale rosną! Nic dziwnego, bo bycie tzw. wolnym strzelcem ma wiele zalet… Jednak ta nowoczesna forma wykonywania przeróżnych zawodów – w szczególności popularna w branżach kreatywnych – nie istnieje w oderwaniu od regulacji prawnych. Choć freelancerzy mogą cieszyć się ogromną swobodą i elastycznością, są jednak pewne zasady (i przepisy), do których muszą się dostosować (a przynajmniej wypadałoby, żeby to robili).

Jeśli pracujesz (lub chciał_abyś pracować) na swoich warunkach – jako fotograf, copywriter, wirtualna asystentka, social media manager czy rękodzielnik – przeczytaj do końca. Poniżej zebrałam wskazówki, jak legalnie i bezpiecznie działać na rynku jako wolny strzelec. Freelancing jest super, jeśli trzymasz się poniższych zasad! 😉 

Freelancing – z czym się to je? (ZALETY I WADY)

Jeśli trafiłe_aś na tą stronę, to zakładam, że wiesz, czym jest freelancing. Pracujesz na siebie, bez etatu; ile zrobisz, tyle masz. Proste. 😛

Wiadomo, że ten model pracy przyciąga swoją elastycznością i niezależnością. (W końcu pracujesz gdzie, kiedy i nad czym chcesz – a do tego możesz zarobić więcej niż na etacie na podobnym stanowisku. Sama radość!) Niesie też jednak pewne wyzwania. Stabilność i stałe dochody to raczej jego przeciwieństwo. Do tego brak świadczeń pracowniczych, a także konieczność samodzielnego zarządzania finansami, własnym marketingiem i sprawami administracyjnymi. Pewnie znasz to z autopsji… Jak wszystko, freelancing ma swoje zalety i wady.

Mimo że charakteryzuje on się swobodą działania dla obu stron umowy, istotne jest, aby przestrzegać odpowiednich ram prawnych. Zapewnienie solidnych podstaw dla każdego projektu jest kluczowe:

• zarówno dla osób, z którymi będziesz współpracować (dzięki temu będą one w stanie zrealizować swoje cele biznesowe),
• jak i dla Ciebie jako freelancera (bo dzięki temu będziesz mógł_a pracować bez niepokoju i niejasności.

Freelancing bez umów jest jak stół bez nogi

Jest takie powiedzenie – bardzo popularne wśród prawników, ale niezwykle życiowe – że „umowy podpisuje się na złe czasy”. No właśnie. UMOWY PODPISUJE SIĘ. Działanie „na gębę” jest mocno słabym pomysłem.

„Ale ja zawsze podpisuję coś, co mi klient podeśle” – powiesz. Super, jednak czy czytasz to, co podpisujesz? Ze zrozumieniem? A może ignorujesz swoje wątpliwości i mimo to zdecydujesz się na podpis?

Takie działanie to sygnał dla Twojego kontrahenta, że możesz być łatwym celem. Nieważne, czy jesteś świetnym grafikiem, błyskotliwym copywriterem czy kreatywnym fotografem – jeżeli nie zwracasz uwagi na swoje prawa podczas zawierania umów, to w oczach drugiej strony sporo tracisz (choć oczywiście nikt Ci tego wprost nie powie – ale od czegoś tutaj jestem :D).

Przepis na dobre pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie jest naprawdę ważne. Dlatego oprócz swoich umiejętności (które Twój klient raczej już zna, skoro wybrał do współpracy właśnie Ciebie), udowodnij, że jesteś profesjonalist_ką. Jak? Pierwsze dwa kroki już znasz – przeczytaj i nie podpisuj kota w worku. Jak nie wiesz, pytaj! A po trzecie, negocjuj. „Zleceniodawca może, zleceniobiorca musi”. A gdyby zleceniobiorca też tylko mógł? Albo zleceniodawca musiał? Spróbuj przed zawarciem umowy ugrać coś dla siebie – nawet jeśli nic z tego nie wyjdzie, przynajmniej pokażesz, że jesteś świadomy_a tego, co robisz.

Freelancing bez firmy – czyli o tym, że wcale nie musisz zakładać działalności gospodarczej

Zdziwiony_a? To czytaj dalej! 😉

Formy współpracy

Opcji do wyboru jest kilka. Po pierwsze możesz oczywiście założyć…

• Jednoosobową działalność gospodarczą, a więc zawierać umowy B2B – to jedna z najpopularniejszych form współpracy, która oferuje większą swobodę w ustalaniu warunków niż umowy o dzieło czy zlecenie, o czym poniżej.

Jeśli jednak nie chcesz zakładać działalności gospodarczej, masz kilka innych możliwości:

• Działalność nierejestrowana – nie musisz zakładać firmy ani płacić składek, jeśli Twoje przychody są stosunkowo niskie. Dla osób dorabiających sobie na przykład przez tworzenie drobnych przedmiotów rękodzielniczych, rejestracja działalności gospodarczej nie jest wymagana. Warunkiem jest, aby miesięczne przychody nie przekroczyły połowy ustawowego wynagrodzenia minimalnego.Więcej o „firmie na próbę” przeczytasz tutaj: Działalność nierejestrowana 2023 rok.
   
• Umowa o dzieło – dotyczy konkretnego zadania (dzieła), jak np. napisanie artykułu czy przetłumaczenie dokumentu. Wykonawca może to realizować w dowolnym miejscu i czasie, zachowując terminy określone w umowie. Nie wymaga nadzoru ani narzędzi od zleceniodawcy, chyba że umowa stanowi inaczej. Freelancerzy często wybierają tę formę, jeśli mają już inne formy zatrudnienia zapewniające świadczenia (takie jak ubezpieczenie emerytalne czy zdrowotne).
  W tym miejscu warto wspomnieć o stronie Useme, dzięki której możesz zawrzeć umowę o dzieło – Useme zawrze ją z Tobą w imieniu Twojego klienta. Dla Twoich kontrahentów najwygodniejszą formą rozliczeń jest jednak fakturowanie, a żeby wystawiać faktury VAT, potrzebujesz działalności gospodarczej. Dzięki Useme nie musisz jej zakładać, możesz zawrzeć wspomnianą umowę o dzieło. Useme wystawi następnie Twojemu klientowi FV w swoim imieniu.
• Umowa zlecenie – zawierana między zleceniodawcą a zleceniobiorcą, nie podlega przepisom Kodeksu pracy i nie tworzy stosunku podporządkowania. Jest to dobra opcja dla tych, którzy potrzebują ubezpieczenia, a nie mają innego źródła dochodu, z  tytułu którego odprowadzane byłyby składki ZUS i składka zdrowotna lub dla tych, którzy mają stałego klienta zapewniającego większość dochodów. Freelancerzy współpracujący z wieloma klientami powinni rozważyć założenie własnej działalności gospodarczej.

Często zdarza się też, że freelancerzy zawierają tzw. umowy nienazwane, które łączą poszczególne konstrukcje z  Kodeksu cywilnego.

Na co zwrócić uwagę w umowach – niezależnie od formy współpracy?

Przy podpisywaniu umowy warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:

1. Obowiązki: Upewnij się, że umowa precyzyjnie określa twoje zobowiązania oraz zobowiązania zleceniodawcy, włączając w to jego współpracę przy projekcie i dostarczanie potrzebnych materiałów (jeśli są Ci potrzebne).
2. Akceptacja: Staraj się unikać skomplikowanych procedur akceptacji pracy i zabezpiecz się przed milczeniem zleceniodawcy po dostarczeniu projektu, poprzez ustalenie, że brak zastrzeżeń w określonym czasie oznacza akceptację.
3. Wynagrodzenie: Rozważ wprowadzenie do umowy klauzuli, że autorskie prawa majątkowe do projektu przejdą na Twojego klienta dopiero po pełnej wpłacie, aby zabezpieczyć się przed nieterminowym regulowaniem płatności.
4. Pola eksploatacji: Upewnij się, że umowa jasno określa, jak i gdzie będzie wykorzystywana Twoja praca, unikając ogólnikowych sformułowań, które mogą być dla Ciebie niekorzystne.
5. Portfolio: Uzyskaj zgodę na wykorzystanie wykonanego projektu do celów promocyjnych w swoim portfolio lub negocjuj wyższe wynagrodzenie, jeśli zleceniodawca się na to nie zgadza.

Inne umowy, o których lepiej, żebyś nie zapomniał_a

Umowa NDA, czyli umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności, znana jako NDA, to formalne zobowiązanie między stronami do trzymania w tajemnicy określonych informacji. Co zwykle obejmuje?

1. Zakres: dokładnie określa, które informacje są poufne.
2. Metody przekazywania: wskazuje, jak bezpiecznie wymieniać te informacje, minimalizując ryzyko ich ujawnienia.
3. Postępowanie: określa, jak strony powinny obchodzić się z poufnymi informacjami i co robić, gdy dojdzie do ich wycieku.
4. Czas trwania: określa, jak długo umowa pozostaje ważna.
5. Kary umowne: wskazuje konsekwencje naruszenia umowy.

W skrócie, NDA to umowa, która zapewnia, że ważne informacje pozostaną tylko między tymi, którzy je podpisali. Twojemu kontrahentowi może szczególnie zależeć, aby takową umowę sporządzić, więc jeśli zaproponujesz to jako pierwszy_a, możesz tylko zyskać. Jeśli masz jakiś podwykonawców, to również warto skorzystać z jej dobrodziejstwa. 🙂

PS Na blogu znajdziesz artykuł, w którym dokładnie omawiam ten temat. Kliknij tutaj, aby do niego przejść! 😉

Umowa powierzenia

Umowa powierzenia danych osobowych to umowa między administratorem danych a podmiotem przetwarzającym te dane w jego imieniu. (Jeśli Twój kontrahent przekazuje Ci jakieś dane osobowe, będzie on administratorem, a Ty podmiotem przetwarzającym.)

Taka umowa musi określać cel i zakres przetwarzania, rodzaje przetwarzanych danych oraz podmioty, do których te dane należą oraz prawa i obowiązki obu stron. Pewnie zastanawiasz się, jak jest ze zgodą właścicieli danych? Co ciekawe, administrator nie musi uzyskiwać takiej zgody, jeśli w informacji o przetwarzaniu danych osobowych wskazał on kategorię podmiotów przetwarzających. Nie jest to jednak Twój problem.

Jednak co w przypadku, gdybyś Ty chciał_a przekazać dalej otrzymane dane? Jako podmiot przetwarzający musisz mieć na to zgodę administratora. Pamiętaj, też aby na osobę, której przekazujesz dalej dane, nałożyć takie same obowiązki, jakie ciążą na Tobie. W szczególności jeśli chodzi o środki zapewniające zgodność przetwarzania z RODO. Dlaczego to takie istotne? Za naruszenie ochrony danych przez podwykonawcę, odpowiedzialność ponosi pierwotny przetwarzający (czyli Ty).

Newsletter freelancera – jak zrobić to dobrze?

Jeśli jeszcze nie prowadzisz newslettera, robisz błąd. A jeśli go prowadzisz, ale nie jest on dostosowany do wymogów wynikających głównie ze słynnej dyrektywy Omnibus… Nie wiem co gorsze. 😛

Może jeszcze tego nie wiesz, ale trochę się w przepisach pozmieniało… Dane osobowe traktuje się teraz jako formę płatności za otrzymywane treści (w zamian za subskrypcję). Gdy użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie tych treści, faktycznie wymienia swoje dane osobowe na dostęp do cyfrowych materiałów, przekazując je do Twojej bazy danych. Jak pewnie się domyślasz, na osobach prowadzących newsletter (nawet jeśli nie mają np. sklepu internetowego) spoczywają pewne obowiązki.

Ponieważ napisałam już na ten temat osobny artykuł, nie będę się powtarzać. W tym miejscu tylko sygnalizuję, na co warto zwrócić uwagę. 😉 O szczegółach przeczytasz tutaj –> Newsletter 2023 – regulamin newslettera, lead magnet, Omnibus i RODO.

Czy jako freelancer musisz mieć politykę prywatności?

I tak i nie – bo to wszystko zależy!

Po pierwsze, nie zawsze będziesz zobowiązany do posiadania polityki prywatności. Jeśli jednak prowadzisz stronę internetową, która zapewnia funkcjonalności, przez które zbierasz dane osobowe osób fizycznych (w szczególności będzie to sklep internetowy lub możliwość zapisu na newsletter) – musisz spełnić obowiązki informacyjne wynikające głównie z przepisów RODO.

Po drugie, nie ma przepisu, na podstawie którego konieczne byłoby posiadanie tak nazwanego dokumentu. Jeśli musisz spełnić ww. obowiązki informacyjne, możesz to zrobić w zasadzie w dowolnej formie. Po prostu polityka prywatności jest najwygodniejszym rozwiązaniem.

Jak napisać taką politykę? Wskazówki tutaj: Polityka prywatności sklepu internetowego

Last, but not least – RODO

“Trąbi się” o tym wszędzie, ale to tylko świadczy o tym, jak ważne jest wdrożenie RODO. Nawet działając jako freelancer, musisz o tym pamiętać. Wspomniałam już o umowie powierzenia, ale to nie wszystko. Więcej na temat wdrożenia RODO i dokumentów, jakie są potrzebne przeczytasz w tym artykule: Dokumentacja RODO i wdrożenie w przedsiębiorstwie. Zapraszam Cię też do mojego sklepu, w którym znajdziesz pakiet potrzebnych dokumentów. 🙂

Legalny i bezpieczny freelancing. Podsumowanie.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki ułatwią Ci start jako freelancer.. Albo przynajmniej sprawią, że od teraz wszystko będziesz robił_a zgodnie z przepisami i czuł się pewniej na rynku. Jeśli potrzebujesz pomocy w czymkolwiek, o czym wyżej wspomniałam – pisz śmiało! Pomogę, jak tylko będę mogła. 🙂 Napisz tutaj: kontakt@dominikakrolik.pl lub skontaktuj się ze mną poprzez SM (znajdziesz odnośniki na stronie głównej).

Wiem, że ogarnięcie wszystkich „prawnych” rzeczy przy własnym biznesie może być wyzwaniem. A ponieważ wychodzę z założenia, że życie trzeba sobie ułatwiać, jak tylko można, przygotowałam wzory dokumentów, które mogą Ci się przydać: PRZEJDŹ DO SKLEPU. 

Do następnego artykułu!