Dokumentacja RODO i wdrożenie w przedsiębiorstwie

Czy kiedykolwiek zastanawiałe_aś się nad ilością danych osobowych, które Twoja firma gromadzi i przetwarza każdego dnia? Imiona i nazwiska, adresy zamieszkania i e-mail klientów, historia zakupów, dane finansowe, dane osób współpracujących i pracowników… Przyznasz, że wszystkie te informacje to nie tylko skarbnica wiedzy, ale również ogromna odpowiedzialność. RODO naprawdę nie jest kolejnym “wymysłem” prawników (😛) – to taki kompas, który w świecie cyfrowych danych pokazuje, jak chronić prywatność powierzanych organizacji danych osobowych. Chociaż niestety za jego niestosowanie nakładane są niemałe kary. Podejście do ochrony danych osobowych świadczy również o podejściu do klienta. Dokumentacja RODO nie jest więc tylko nudnym i koniecznym zestawem papierów.

Co powinna zawierać? Dlaczego jest tak ważna? Co grozi za jej brak? Czytaj dalej! 🙂

Dokumentacja RODO – dlaczego jest ważna?

Jak pewnie doskonale wiesz, RODO to unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych przetwarzanych w związku z działalnością na terenie UE oraz EOG. . Daje ono jasne wytyczne co do sposobu przetwarzania tych danych przez podmioty je gromadzące.

Prawidłowe wdrożenie RODO w przedsiębiorstwie to nie tylko kwestia spełnienia wymagań prawnych. To przede wszystkim ochrona Twojej firmy przed ryzykiem związanym z naruszeniem prywatności klienta. To także szansa na zbudowanie silnych, opartych na zaufaniu relacji z klientami oraz partnerami biznesowymi. Gdy klient lub kontrahent wie, że jego dane są bezpieczne, chętniej skorzysta z oferowanych usług, a Twoja firma będzie postrzegana jako rzetelna i profesjonalna.

Czy muszę mieć dokumentację RODO w firmie?

W dzisiejszym świecie dane osobowe są nowym „złotem”, a prawidłowe zarządzanie nimi to “must-have” każdej firmy. Dokumentacja RODO stanowi podstawę tego zarządzania – gwarantuje Ci ochronę i transparentność.

DOKUMENTACJA RODO A ZASADA ROZLICZALNOŚCI

Zanim RODO weszło w życie, w praktyce stosowano przepisy dotychczasowej ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. Zawierało ono dokładne wytyczne, jeśli chodzi o dokumentację przetwarzania danych osobowych. Nie było więc problemu – były w nim wskazane nawet nazwy poszczególnych wymaganych dokumentów. 

Obecnie sytuacja wygląda nieco inaczej. W RODO nie znajdziesz bowiem żadnych formalnych wymogów co do prowadzenia tego typu dokumentacji, jest ona wymieniona pośrednio. Czy to znaczy, że nie musisz ich mieć?

Jak to mówią: wszystko mi wolno, ale nie wszystko przynosi korzyść. A w tym przypadku – niczego nie musisz, ale nie zawsze Ci się to opłaci. 😉 Dlaczego? Bo podstawową zasadą RODO jest zasada rozliczalności. Na przykładzie pokażę Ci, na czym polega.

Wyobraź sobie sytuację, w której Twoja firma zostaje oskarżona o nieprawidłowe przetwarzanie danych. Bez odpowiedniej dokumentacji, która stanowi dowód tego, że przestrzegasz przepisów unijnego rozporządzenia, stawiasz się w bardzo niekorzystnej pozycji. Dokumentacja będzie Twoją tarczą obronną – to dzięki niej będziesz w stanie się rozliczyć z wdrożenia RODO w swojej firmie.

KARY RODO

Kary przewidziane w RODO są m.in. nakładane właśnie wtedy, gdy nie przestrzegasz ww. zasady rozliczalności. Pewnie obiło Ci się o uszy, że są to niemałe kwoty. W trosce o Twój portfel (i nie tylko, o czym poniżej), chciałabym, żebyś uzmysłowił_a sobie, ile możesz stracić. 

20 milionów euro albo 4% globalnego rocznego obrotu przedsiębiorstwa – w zależności od tego, która wartość jest wyższa. Brzmi strasznie? Owszem – jednak to nie wszystko! Wiesz, co jeszcze jest na szali? Reputacja Twojej firmy… A ponieważ konsumenci są coraz bardziej świadomi swoich praw i oczekują, że firmy traktują ich dane z należytą starannością, utrata dobrych opinii może być bardziej kosztowna niż same kary finansowe. Karę płacisz raz, a odejście klientów i brak nowych mogą wpłynąć nawet na rentowność Twojej firmy.

Nie piszę tego, by Cię nastraszyć – chcę Ci tylko uświadomić, że odpowiednia dokumentacja RODO naprawdę ma ogromne znaczenie. Ochroni Cię przed tego typu konsekwencjami.

Co powinna zawierać dokumentacja RODO?  

To już chyba ten moment, kiedy zaczynasz myśleć: okej, to co powinno się tam znaleźć? Dokumentacja RODO skupia się na różnych aspektach ochrony danych osobowych w firmie. Oto kluczowe elementy – każdy dokument ma swoje konkretne znaczenie i rolę:

1. Analiza ryzyka – ocena potencjalnych zagrożeń dla danych osobowych i ryzyka ich naruszenia. Dzięki niej można stwierdzić, jakie konkretnie dokumenty będzie trzeba wdrożyć w firmie.
2. Polityka ochrony danych w organizacji – określa zasady, według których firma przetwarza i chroni dane osobowe, gwarantując ich bezpieczeństwo. Jej wdrożenie jest zalecane, gdy jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania (zgodnie z art. 24 ust. 2 RODO).
3. Polityka prywatności dla strony internetowej lub sklepu: Informuje użytkowników o tym, jakie dane są zbierane online i w jakim celu.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Polityka prywatności sklepu internetowego.

4. Wykaz środków bezpieczeństwa – opisuje konkretne środki techniczne i organizacyjne, które firma stosuje, by chronić dane osobowe.
5. Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą – opisuje, kto i jak realizuje prawa osób, których dane są przetwarzane.
6. Rejestr podmiotów przetwarzających – lista firm lub osób, które zostały upoważnione do przetwarzania danych. W takiej ewidencji należy wskazać też zakres upoważnienia poszczególnych podmiotów.
7. Rejestr czynności przetwarzania danych – ewidencja wszystkich operacji przetwarzania danych realizowanych przez firmę, która jednak nie jest wymagana w każdym przypadku.
8. Rejestr kategorii czynności przetwarzania – klasyfikuje czynności przetwarzania według kategorii danych i celów przetwarzania.
9. Umowa powierzenia – zawierana między administratorem a przetwarzającym, określa warunki przetwarzania danych. Przede wszystkim jej treść musi być zgodna z wymogami określonymi w art. 28 RODO.
10. Upoważnienie do przetwarzania danych – dokument potwierdzający, że dana osoba ma prawo przetwarzać dane osobowe w imieniu firmy.
11. Ewidencja osób upoważnionych – lista osób w firmie, które mają dostęp do danych osobowych i są upoważnione do ich przetwarzania.
12. Ewidencja incydentów naruszeń – rejestr zdarzeń naruszających ochronę danych osobowych w firmie.
13. Raport z incydentu naruszenia – szczegółowy opis konkretnego incydentu naruszenia danych, jego przyczyn i skutków.
14. Klauzule informacyjne – teksty informacyjne, które firma musi przekazać osobom, od których zbiera dane. Konieczne dla spełnienia obowiązku informacyjnego, wynikającego z RODO. 

Czy wszystkie dokumenty są obowiązkowe?

Biorąc pod uwagę ogólnie sformułowane przepisy RODO, dokumenty można podzielić na 3 kategorie:

• obligatoryjnie wymagane – np. procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą;
• obligatoryjne w niektórych przypadkach – np. rejestr czynności przetwarzania danych czy rejestr kategorii czynności przetwarzania;
• zalecane – np. rejestr podmiotów przetwarzających.

Pamiętaj, że nie musisz używać tych konkretnych, wyżej podanych nazw dokumentów. W tym przypadku działa zasada: nie liczy się tytuł, tylko treść.

Podsumowanie

Wiem, że wdrożenie RODO w przedsiębiorstwie może lekko przytłaczać. To nic dziwnego – szczególnie jeśli nie masz na co dzień do czynienia z prawem. Wiesz już jednak, że od tego nie uciekniesz, jeśli chcesz dobrze zabezpieczyć interesy swojej firmy i dane swoich klientów. 

Chętnie przeprowadzę Cię przez ten proces, dlatego jeśli masz pytania, śmiało do mnie pisz: kontakt@dominikakrolik.pl.