Audyt ISO – czym jest?

Mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Te powiedzenie sprawdza się nie tylko w medycynie, ale też w biznesie. Prowadzenie firmy można porównać do jazdy samochodem – możesz omijać przeglądy i liczyć, że nic się nie zepsuje, ale w razie awarii koszt i stres będą znacznie większe niż przy regularnym serwisie. Audytowanie w firmie działa na podobnej zasadzie. Tu pojawia się kluczowe pytanie: Audyt ISO – czym jest i jak go przeprowadzić w praktyce?

Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się:

• Czym jest ISO?
• Jaki jest cel audytu zgodności z normami ISO?
• Jak wygląda proces audytowania w systemie ISO?
• Czym jest proces certyfikacji ISO?
• Jak przygotować firmę do audytu?

To jak? Zapobiegasz czy leczysz? 😉

ISO – czym jest?

International Organization for Standardization (ISO), czyli Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, to niezależna organizacja pozarządowa. Zrzesza przedstawicieli różnych krajów (w Polsce – Polski Komitet Normalizacyjny). Jej głównym zadaniem jest opracowywanie i publikowanie norm, które ujednolicają standardy działania przedsiębiorstw na całym świecie – od jakości produktów i usług, po systemy zarządzania i procesy wewnętrzne.

Dzięki certyfikacji ISO przedsiębiorstwo zyskuje oficjalne potwierdzenie, że działa według tych standardów. Stanowi ona także jasny komunikat dla klientów i partnerów: “możesz nam zaufać, bo spełniamy międzynarodowe wymagania jakościowe”.

Audyt ISO – definicja

Teraz już pewnie domyślasz się, że audyt ISO to nic innego, jak ocena zgodności systemu zarządzania w organizacji z wymaganiami określonej normy. Celem tego typu działań jest sprawdzenie, czy firma rzeczywiście działa zgodnie z międzynarodowymi standardami ISO.

Jakie normy obejmuje audyt ISO?

Audyt może dotyczyć różnych obszarów funkcjonowania organizacji. Do najczęściej spotykanych norm należą m.in.:

• ISO 9001 – dot. systemów zarządzania jakością. To jedna z najpopularniejszych i najczęściej stosowanych norm, stanowiąca podstawę dla wielu innych standardów.
• ISO/IEC 27001 – dot. systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Kluczowy tam, gdzie ochrona danych jest priorytetem lub obowiązkiem prawnym.
• ISO 42001 – określa dobre praktyki w zakresie zarządzania systemami AI

O normie ISO 42001 więcej przeczytasz w tym artykule: Norma ISO 42001 – czy certyfikacja się opłaca? 10 korzyści dla każdej organizacji

• ISO 14001 – dot. systemów zarządzania środowiskowego, który potwierdza, że firma ogranicza negatywny wpływ swoich działań na środowisko.
• ISO 45001 – dot. systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.
• ISO 22301 – odnosi się do systemów zarządzania ciągłością działania.

W praktyce audytowanie może obejmować też inne standardy – jak np. certyfikację zgodności z RODO w zakresie ochrony danych osobowych czy HACCP w branży spożywczej. Audyty w tych obszarach często przeprowadza się równolegle z audytami ISO, aby kompleksowo ocenić działalność organizacji. 

Audyt wewnętrzny i zewnętrzny, czyli ocena zgodności z normami ISO

W praktyce wyróżnia się dwa rodzaje audytów ISO: wewnętrzne i zewnętrzne.

• Audyt wewnętrzny przeprowadzają pracownicy organizacji – najczęściej osoby przeszkolone w tym celu lub specjalnie powołany zespół. Regularne audyty wewnętrzne (zwykle raz w roku) pozwalają na bieżąco monitorować system zarządzania i reagować na nieprawidłowości, zanim przerodzą się w poważniejsze problemy.

• Audyt zewnętrzny natomiast prowadzą niezależni eksperci spoza organizacji. To właśnie jego wynik decyduje o tym, czy firma uzyska lub odnowi certyfikat ISO. Audytorzy zewnętrzni oceniają skuteczność całego systemu, analizują dokumentację i sprawdzają zgodność działań z wymaganiami normy. Tego typu audyt jest więc nieco bardziej obiektywny i formalny. Jego częstotliwość zależy od wymagań certyfikacyjnych – najczęściej powinien odbywać się się co 1–3 lata.

Znaczenie audytu ISO. Jaki jest cel audytu zgodności z normami ISO?

Niezależnie od rodzaju normy, pod kątem której audyt jest przeprowadzany czy rodzaju audytu (wewnętrzny/zewnętrzny), jego główny cel pozostaje ten sam. Chodzi o obiektywną ocenę działalności firmy w odniesieniu do ustalonych kryteriów.

Audyt nie ogranicza się jednak tylko do “suchej” weryfikacji zgodności.To także sposób na ocenę skuteczności wdrożonych rozwiązań i wykrycie potencjalnych ryzyk. Dzięki temu możliwe jest wskazanie obszarów, w których firma mogłaby działać lepiej. W efekcie staje się wsparciem w utrzymaniu i doskonaleniu systemów wykorzystywanych w organizacji. 

Pomyślnie przeprowadzony audyt to także potwierdzenie, że organizacja spełnia warunki niezbędne do uzyskania lub utrzymania certyfikatu. 

Co ważne, sama certyfikacja ISO bywa dla wielu podmiotów — zwłaszcza w zamówieniach publicznych i dużych korporacjach — jednym z kluczowych kryteriów wyboru dostawcy. Dla kontrahentów to jasny sygnał, że organizacja spełnia wysokie standardy jakości i zarządzania, co pozwala ograniczyć ryzyko niepowodzenia projektu.

W tym sensie audyt ISO pełni podwójną funkcję – kontrolną i rozwojową. Z jednej strony jego przeprowadzenie daje pewność, że firma spełnia wymagania norm i przepisów prawa. Z drugiej zaś, pozwala wskazać kierunki dalszego doskonalenia – pomaga uporządkować procesy, podnieść ich efektywność i minimalizować ryzyka.

Proces audytowania w systemie ISO 

Choć poszczególne audyty nieco się różnią – w zależności od normy czy rodzaju oceny (wewnętrznej lub zewnętrznej) – każdy z nich z reguły przebiega według kilku powtarzalnych etapów.

Zwykle zaczyna się od planowania i ustalenia zakresu działań, a następnie od zebrania dokumentacji i przygotowania zespołu audytorów. Kolejny etap to właściwa ocena – przegląd procedur, analiza zapisów, rozmowy z pracownikami i obserwacje w miejscu pracy. 

Na końcu sporządzany jest raport z audytu ISO podsumowujący wyniki, wskazujący zarówno mocne strony systemu, jak i obszary wymagające poprawy. Dokument zawiera również rekomendacje i propozycje działań naprawczych, dzięki czemu staje się realnym wsparciem w dalszym doskonaleniu systemu.

Na jego podstawie organizacja wprowadza działania korygujące i doskonalące, które są później weryfikowane przy kolejnych audytach.

W praktyce więc audyt ISO to proces ciągły – cykl planowania, sprawdzania i udoskonalania – a nie jednorazowa kontrola.

Proces certyfikacji ISO

Proces certyfikacji ISO polega na niezależnej ocenie systemu zarządzania przez jednostkę certyfikującą, która sprawdza, czy organizacja spełnia wymagania określonej normy. Przebiega on w kilku etapach. 

Najpierw, w ramach fakultatywnego audytu wstępnego, ocenia się gotowość firmy i wskazuje obszary wymagające poprawy. Następnie przeprowadzany jest właściwy audyt certyfikacyjny – realizowany w dwóch częściach. Obejmuje on przegląd dokumentacji oraz ocenę funkcjonowania systemu w praktyce. 

Pozytywny wynik audytu skutkuje wydaniem certyfikatu, jednak to nie koniec procesu. Organizacja musi bowiem poddawać się regularnym audytom nadzorczym i okresowej recertyfikacji, aby utrzymać ważność dokumentu i potwierdzić ciągłe doskonalenie systemu.

Rola audytora w procesie certyfikacji

Jak nietrudno się domyślić, w procesie certyfikacji kluczową rolę pełni audytor. To on ocenia, czy system zarządzania spełnia wymagania normy ISO. Analizuje dokumentację, obserwuje procesy czy też prowadzi rozmowy z pracownikami. Co ważne, jego rola nie ogranicza się jednak do odhaczenia listy wymagań. Jako niezależny ekspert wnosi świeże spojrzenie na funkcjonowanie organizacji, wskazuje mocne strony i obszary wymagające poprawy, a także pomaga wykorzystać wyniki audytu do dalszego rozwoju. 

Audytor nie jest zatem kontrolerem działającym “przeciwko firmie”, ale przede wszystkim partnerem wspierającym ją rozwoju.

Jak przygotować organizację do audytu ISO?

Przygotowanie firmy do audytu ISO to nie tylko kwestia porządku w dokumentach, ale całościowe podejście, które zwiększa szanse na pomyślne uzyskanie certyfikatu. Pierwszym  i jednym w ważniejszych kroków jest dobre zrozumienie wymagań normy, której dotyczy audyt. Konieczne jest przy tym sprawdzenie, jak obecne procesy organizacji mają się do tych standardów. Na tym etapie niezwykle pomocny bywa audyt wewnętrzny, traktowany często jako „próba generalna”, dzięki której można wychwycić niezgodności i przygotować plan działań korygujących. Równie istotne będzie też przygotowanie pracowników czy uporządkowanie dokumentacji. 

O co najczęściej pytają mnie klienci? Audyt ISO Q&A

Oto kilka najczęściej zadawanych pytań w kontekście norm ISO.

1. Co to jest audyt ISO i na czym polega?

To proces oceny, czy system zarządzania w firmie spełnia wymagania norm ISO – obejmuje analizę dokumentów, procesów i praktyk w organizacji.

2. Jakie są rodzaje audytów ISO?

Audyty mogą dotyczyć różnych norm, np. ISO 9001 (jakość) czy ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji). Audyty mogą być wewnętrzne lub zewnętrzne.

3. Kto przeprowadza audyty zgodności z normami ISO?

Audyty wewnętrzne prowadzą osoby z firmy, a audyty zewnętrzne – audytorzy z jednostki certyfikującej.

4. Jak wygląda raport z audytu ISO?

Raport podsumowuje wyniki audytu, wskazuje zgodności i niezgodności oraz zawiera zalecenia działań korygujących.

Regularne audyty to inwestycja w bezpieczeństwo i wiarygodność – dla Ciebie, Twoich klientów i partnerów biznesowych. A niezależna weryfikacja daje ten dodatkowy spokój, którego w biznesie nigdy za wiele.

Jeśli masz jeszcze jakieś inne wątpliwości – śmiało daj znać. Pomogę najlepiej, jak tylko będę mogła! 🙂