Newsletter 2024 – regulamin newslettera, lead magnet, Omnibus i RODO

Newsletter zgodny z prawem to must have. Newsletter zgodny z prawem pozwoli nie tylko na uniknięcie kar finansowych, ale przede wszystkim wpłynie na pozytywny wizerunek Twojej marki. Jest o co zabiegać, bo to wspaniałe narzędzie, które umożliwia regularne przesyłanie informacji o nowościach, produktach i usługach do odbiorców. Pozwala na budowanie zaangażowanej społeczności, utrzymanie zainteresowania oraz generowanie (często niemałych) zysków. Jak pewnie słyszałeś_aś niedawno w życie weszła ustawa implementująca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2161 z dnia 27 listopada 2019 tzw. dyrektywa Omnibus, która narobiła sporo zamieszania w e-commerce. Ta prawna zmiana nie ominęła także newslettera.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak prowadzić newsletter zgodny z prawem?

• Jak legalnie wysyłać lead magnet?

• Co w zakresie newslettera i lead magnet zmienia dyrektywa Omnibus?

• Czy użytkownik musi wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości?

• Jak powinien wyglądać poprawny proces zapisu online na newsletter?

• Czy konieczne jest potwierdzenie zapisu na newsletter? Nowe technologie a zapis marketingowy i opcja double opt-in.

• Przetwarzanie danych osobowych z newslettera a RODO

Legalny newsletter w 2024 roku

Według postanowień ustawy implementującej dyrektywę Omnibus newsletter może stanowić umowę o dostarczanie treści cyfrowej. Wiąże się to z szeregiem dodatkowych obowiązków, które przedsiębiorcy muszą spełnić, aby prowadzić newsletter zgodny z prawem w 2024 roku. 

Jednym z nich jest posiadanie regulaminu newslettera, który może stanowić zarówno osobny regulamin jak i być częścią regulaminu sklepu internetowego. Polecam Ci jednak uregulować kwestie newslettera w osobnym dokumencie. Jest to bardziej praktyczne rozwiązanie i pozwala na szybkie odnalezienie szukanych postanowień. Zwłaszcza, że regulamin newlsettera często idzie w parze z regulaminem lead magnet, do którego linkujesz przy okazji zapisu na listę mailingową. 

Zmiany wymaga także proces pozyskiwania adresów e-mail oraz polityka prywatności i plików cookie. 

Lead magnet zgodny z prawem, freebie, prezent za zapis i Omnibus

Przejdźmy do  przyjemniejszych rzeczy – prezentów. Kto nie buduje listy mailingowej oferując w zamian prezent za zapis do newslettera, lepiej niech zacznie! To bardzo skuteczna strategia na pozyskanie nowych leadów. Co może stanowić lead magnet?

• treści dostarczane w ramach newslettera

• ebook

• kurs

• dostęp do webinaru

• dostęp do zamkniętej grupy 

• workbook itp.

Omnibus wprowadził w prawie istotną zmianę uznając dane osobowe niejako za środek zapłaty za treści dostarczane w zamian za zapis. Deklarując chęć ich otrzymania użytkownik „kupuje” treści cyfrowe w zamian za podanie swoich danych osobowych do naszej bazy. 

Jak się domyślasz zapłata, choćby danymi osobowymi oznacza, że istnieje jakaś umowa. W tym przypadku chodzi o umowę o dostarczenie treści cyfrowych uregulowaną w ustawie o prawach konsumenta. Tutaj właśnie wchodzi (w jakim kolorze tylko chcesz) regulamin lead magnet, który reguluje jej postanowienia. 

Należy jednak zaoferować ten prezent do nabycia także w inny sposób niż poprzez zapis do newslettera. Chodzi o wykazanie, że zapis na newsletter jest całkowicie dobrowolny. Możesz to zrobić na kilka sposobów, poniżej przedstawiam najbardziej popularne:

• opcja dla sklepów internetowych – umieszczając lead magnet do odpłatnego nabycia w swoim sklepie internetowym i informując o możliwości zakupu obok zgody na newsletter

• opcja bez sklepu internetowego informując w treści zgody na newsletter, że lead magnet (produkt cyfrowy) jest możliwy do nabycia także w inny, odpłatny sposób i w celu nabycia go należy skontaktować się z Tobą pod danym adresem mailowym.

Czy musisz mieć regulamin newslettera i lead magnet? Jak napisać regulamin?

Jak wspomniałam wcześniej, chcąc wysyłać określone informacje do swoich odbiorców potrzebujesz regulaminu newslettera. Napisanie go to wbrew pozorom niełatwe zadanie, jeżeli chcesz odpowiednio zabezpieczyć także i swój interes. Jeżeli jednak już się tego podejmiesz, warto zawrzeć w nim (w dużym skrócie) postanowienia dotyczące:

• mieć zawartą umowę powierzenia danych z dostawcą oprogramowania do wysyłki treści 

• prowadzić poprawny zapis na newsletter i mieć możliwość udokumentowania udzielonych zgód 

• proponować alternatywny sposób nabycia lead magnet2

• posiadać regulamin newslettera i lead magnet

• dostosować politykę prywatności

Przepisy prawne

Mówimy w artykule o aktach:

• ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE),

• Prawo telekomunikacyjne,

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO).

Daj znać czy prowadzisz newsletter dla swoich klientów. Możesz zostawić komentarz lub skontaktować się ze mną przez e-mail lub media społecznościowe.

• danych kontaktowych lub Twojego podmiotu (np. w postaci nazwy, adresu i nr NIP lub REGON działalności gospodarczej).

• warunków umowy 

• wskazania na czym polega newsletter i/lub lead magnet 

• możliwości nabycia lead magnetu w inny sposób niż poprzez podanie danych osobowych

• kwestii technicznych – sposób zamówienia, dostarczenia treści, wymogi systemowe

• niezgodności towaru z umową i reklamacji

• praw autorskich do treści cyfrowych i licencji

• odstąpienia i wypowiedzenia umowy 

• obowiązku współpracy klienta ze sklepem w określonych przypadkach,

• danych osobowych

• zmian regulaminu 

Polityka prywatności newslettera i RODO – czy musisz ją mieć lub zmienić?

Jak wspominałam już wyżej, podstawą wysyłki newslettera i/lub dostarczenia lead magnetu jest umowa o treści cyfrowe.

Wysyłanie newsletera wymaga aktualizacji polityki prywatności, którą umieszczasz na swojej stronie internetowej – należy w niej wskazać cel i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych pozyskiwanych w ramach usługi newsletera. 

Zmienia się podstawa przetwarzania danych i tym samym należy wdrożyć zmiany w polityce prywatności. Dotychczas przetwarzanie danych osobowych pozyskanych z zapisów na newsletter było możliwe tylko na podstawie zgody subskrybenta – art. 6 ust.1 lit. a. Obecnie można uznać, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b – wykonania umowy oraz artykuł 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Nadal jednak musisz spełnić obowiązek informacyjny. Najpopularniejszą metodą jest umieszczenie specjalnego komunikatu przy formularzu zapisu na newsletter zawierającego skróconą klauzulę informacyjną odsyłającą do Twojej polityki prywatności.

Zapis na newsletter – zgody i checkboxsy 

Nie chcę wchodzić tutaj w prawne rozważania, więc dam Ci same konkrety.

W skrócie, żeby spełnić wymogi przewidziane w prawie najbardziej praktycznym z punktu widzenia praktyki i biznesu będzie odbieranie jednej zgody. W jej treści powinna się znaleźć zgoda na na dostarczanie informacji handlowych, dla bezpieczeństwa dodaję również, że treści będą dostarczane w celu marketingu bezpośredniego. Następie zalecam potwierdzenie przez odbiorcę zapisu na newsletter – tzw. opcja „double opt-in” (powiem o niej jeszcze dalej). Oczywiście możesz odbierać osobną zgodę na cele z art. 10 UŚUDE oraz art. 172 prawa telekomunikacyjnego, jednak w tym przypadku jestem zdania, że nie jest to konieczne. W końcu formularz nie ma zniechęcać do zapisu, a prawo pozwala na zastosowanie jednej zgody. 

W związku z tym, że zbieranie adresów e-mail dla celów marketingowych jest uzasadnione Twoimi interesami i wykonaniem umowy o dostarczenie treści cyfrowych w postaci newslettera i/lub lead magnet nie jest konieczne odbieranie osobnej zgody RODO. 

Czy potrzebujesz osobnej zgody i checkboxa RODO na przetwarzanie danych?

Powyższy checkbox, który umieścisz przy zapisie na newsletter ma dla spełnienia obowiązków wynikających RODO ogromne znaczenie, pomimo, że nie jest stricte zgodą RODO.  Dzięki niemu jednak wykażesz, że odbiorca chciał zapisać się na newsletter i istnieje podstawa do przetwarzania jego danych. Jak wyżej – wystarczy jeden, odpowiednio napisany checkbox i potwierdzenie zapisu na newsletter, aby spełniać także warunki wynikające z RODO.

Prowadzenie zapisu na newsletter – double opt-in

Jeżeli zastanawiasz się co to jest opcja double opt-in wyjaśniam, że to nic innego jak potwierdzenie zapisania się na newsletter. Kiedy już odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie treści za pośrednictwem poczty elektronicznej, otrzymuje na swoją skrzynkę email wiadomość z linkiem aktywacyjnym, potwierdzającym zapis na newsletter, Jak wspomniałam wcześniej, pozwala to uniknąć zbierania dodatkowych zgód i spełnić wymogi wynikające z konieczności pozyskania zezwolenia na wysyłanie informacji handlowej. Dodatkowo zyskujesz nieoceniony dowód na spełnianie ustawowych wymogów i stosujesz się wynikającej z RODO zasady rozliczalności. Same plusy.

Umowa powierzenia

Bardzo ważnym elementem legalnego wysyłania treści jest zawarcie umowy powierzenia danych osobowych z podmiotem zapewniającym narzędzie do wysyłki newslettera. Pamiętaj, że firma świadcząca tego rodzaju usługi ma dostęp do danych Twoich subskrybentów. Należy zapewnić ich bezpieczeństwo. Poniżej znajdziesz linki do wzorów umów powierzenia dla najpopularniejszych programów do wysyłki newsletterów. Czasami umowa zawierana jest automatycznie, czasami trzeba ją dodatkowo wygenerować. Sprawdź koniecznie jak jest u Ciebie.

Mailer Lite https://www.mailerlite.com/legal/data-processing-agreement

GetResponse https://www.getresponse.com/legal/data-processing-agreement

MailChimp https://mailchimp.com/legal/data-processing-addendum/

Newsletter a działalność nierejestrowana

Możesz wysyłać regularne treści do klientów nawet będąc na działalności nierejestrowanej. Jednak jeżeli generujesz zyski i prowadzisz działalność zarobkową to obowiązują Cię takie same przepisy jak gdybyś był_a przedsiębiorcą zarejestrowanym w CEIDG. Musisz więc mieć regulamin newslettera, lead magnet i politykę prywatności. O działalności nierejestrowanej więcej pisałam tutaj.

Wycofanie zgody na newsletter

Musisz zapewnić możliwość wypisania się z newslettera i to w sposób tak samo łatwy jak zapis do niego.

W przypadku wysyłki newslettera powinieneś w każdej wiadomości umożliwić wypisanie się poprzez podanie w wiadomości linku pod nazwą np. „rezygnuję”, „wypisuję się” etc.

Co grozi za wysyłanie treści bez zgody odbiorcy?

Last, but not least. Zobacz dlaczego naprawdę warto prowadzić newsletter zgodny z prawem. 

W przypadku naruszenia przepisów ochrony danych osobowych, administrator i podmiot przetwarzający mogą zostać obciążeni karami w wysokości 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu przedsiębiorstwa za poprzedni rok obrotowy. W przypadku naruszenia podstawowych zasad przetwarzania danych takich jak przetwarzanie bez podstawy prawnej kara może wynosić nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.

Za wysyłanie niezamówionej informacji handlowej grozi kara grzywny w wysokości od 20 do 5000 zł.

Kara za stosowanie marketingu bezpośredniego przewidziana w ustawie prawo telekomunikacyjne wynosi do 3% rocznego obrotu przedsiębiorcy. Orange Polska czy T-Mobile Polska dotkliwie przekonały się o tym na własnej skórze – w 2011 roku zostały ukarane grzywnami, każda po 5 mln zł za stosowanie marketingu bezpośredniego bez zgody odbiorców. Takie praktyki stanowią również czyn nieuczciwej konkurencji.

Wysyłanie niezamówionych informacji handlowych takich jak newsletter do osób fizycznych stanowi również także naruszenie zbiorowych interesów konsumentów i jest zagrożone karą w wysokości 10% obrotu osiągniętego w roku obrotowym poprzedzającym nałożenie kary.

Te wszystkie kary są od siebie niezależne i mogą zostać nałożone łącznie.

Podsumowanie

Aby prowadzić legalny newsletter i wysyłać lead magnet zgodny z prawem należy:

• mieć zawartą umowę powierzenia danych z dostawcą oprogramowania do wysyłki treści 

• prowadzić poprawny zapis na newsletter i mieć możliwość udokumentowania udzielonych zgód 

• proponować alternatywny sposób nabycia lead magnet2

• posiadać regulamin newslettera i lead magnet

• dostosować politykę prywatności

Przepisy prawne

Mówimy w artykule o aktach:

• ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE),

• Prawo telekomunikacyjne,

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO).

Daj znać czy prowadzisz newsletter dla swoich klientów. Możesz zostawić komentarz lub skontaktować się ze mną przez e-mail lub media społecznościowe.