Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – jak działa?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to dziś jedna z najbardziej praktycznych form działalności – zwłaszcza dla osób, które chcą chronić swój majątek prywatny, zoptymalizować koszty i zbudować wiarygodność w oczach kontrahentów. Ograniczenie odpowiedzialności wspólników, brak obowiązkowych składek ZUS (przy co najmniej dwóch wspólnikach), niski kapitał zakładowy i możliwość rejestracji online sprawiają, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością kusi coraz więcej przedsiębiorców.

Jeśli zastanawiasz się, czy założenie tego rodzaju spółki jest dla Ciebie, przeczytaj ten artykuł do końca. Poniżej wyjaśniam:

• Jak założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
• Jakie są najważniejsze cechy spółki z o.o?
• Jakie są obowiązki zarządu spółki?
• Kto ponosi odpowiedzialność za zobowiązania spółki?

Zapraszam do lektury! 🙂

Jakie są formalności przy zakładaniu spółki z o.o.?

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością może założyć jedna lub więcej osób – w niemal każdym prawnie dopuszczalnym celu. Istnieje jednak jedno istotne ograniczenie: spółka nie może zostać zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. To zabezpieczenie przed tworzeniem tzw. „spółek wydmuszek”, w których minimalny kapitał przechodzi przez łańcuch powiązanych podmiotów. Co ważne – zakaz dotyczy wyłącznie etapu tworzenia. Po zarejestrowaniu spółki, jej jedynym wspólnikiem może być także jednoosobowa spółka z o.o.

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Proces zakładania spółki może odbyć się w dwóch trybach: tradycyjnym (u notariusza) lub uproszczonym – online, za pośrednictwem systemu S24. Kluczowym elementem w obu przypadkach jest umowa. To w niej określa się m.in. firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, zasady reprezentacji oraz wysokość kapitału zakładowego. Co ważne, kapitał zakładowy spółki z o.o. nie może być niższy niż 5.000 zł.

Zatem, jak założyć spółkę z o.o.?

• W trybie tradycyjnym umowę zawiera się w formie aktu notarialnego, następnie powołuje się organy spółki, wnosi wkłady (pieniężne lub niepieniężne), a na końcu składa wniosek o rejestrację w KRS.
• W trybie S24 korzysta się z gotowego wzorca umowy i można wnieść wyłącznie wkłady pieniężne – za to procedura rejestracji jest znacznie szybsza. Zmieniona jest też nieco kolejność działań, bowiem po podpisaniu umowy i powołaniu organów następuje wpis do KRS, a dopiero potem wniesienie wkładów.

W obu wariantach jednak, z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. Jest to jednostka organizacyjna, która co prawda nie ma osobowości prawnej, ale może już działać (głównie „przyjąć” wkłady). Jeśli nie zostanie zarejestrowana w KRS w ciągu 6 miesięcy, ulega automatycznemu rozwiązaniu.

Zasady działania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Podstawy działania spółki z o.o. opisano w Kodeksie Spółek Handlowych. Z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego spółka nabywa osobowość prawną i staje się odrębnym bytem prawnym – to oznacza, że za swoje zobowiązania odpowiada samodzielnie, całym swoim majątkiem. Funkcjonowanie spółki z o.o. opiera się głównie na strukturze kapitałowo-organizacyjnej, która zapewnia jej operacyjną niezależność i formalną przejrzystość.

Wspólnicy spółki z o.o. nie ponoszą odpowiedzialności osobistej za jej długi – ryzykują jedynie wniesionym wkładem. Jak już wspomniałam, minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. to 5 000 zł. Dzieli się on na udziały, które mogą być objęte w różnych systemach. W trybie tradycyjnym wspólnicy mają większą swobodę: każdy z nich może mieć albo jeden udział o dowolnej wartości, albo kilka udziałów o takiej samej wartości (np. 10 udziałów po 100 zł). Natomiast jeśli spółka jest zakładana przez system S24 – można skorzystać tylko z drugiej opcji, czyli udziałów równych. Wówczas każdy udział ma taką samą wartość (np. 100 zł), a wspólnik obejmuje ich tyle, ile wynika z jego wkładu.

Obowiązki w spółce z o.o. spoczywają głównie na zarządzie, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Zgromadzenie wspólników podejmuje kluczowe uchwały, w tym dotyczące podziału zysków czy zmian umowy spółki. Organy kontrolne – rada nadzorcza lub komisja rewizyjna – są fakultatywne, chyba że obowiązek ich powołania wynika z przepisów lub umowy spółki.

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest obligatoryjne, jeśli kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł, a liczba wspólników jest większa niż 25.

W takim przypadku spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi ustanowić jeden z ww. organów nadzoru.

Prawa wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Wspólnikom spółki z o.o. przysługuje wiele praw – majątkowych i korporacyjnych.

Prawa majątkowe wspólnika sp. z o.o.

1. Udział w zysku (prawo do dywidendy)
   Każdy wspólnik ma prawo do udziału w zysku spółki proporcjonalnie do liczby posiadanych udziałów.  Warunek jest jeden: zgromadzenie wspólników musi zatwierdzić sprawozdanie finansowe i podjąć uchwałę o podziale zysku. Odmiennie mogą być traktowane udziały uprzywilejowane co do dywidendy.
2. Pierwszeństwo objęcia nowych udziałów
   W przypadku podwyższenia kapitału zakładowego, wspólnicy mają prawo pierwszeństwa w objęciu nowo utworzonych udziałów – w proporcji do dotychczasowego udziału w spółce.
3. Udział w masie likwidacyjnej
   W razie likwidacji spółki, wspólnicy uczestniczą w podziale majątku pozostałego po zaspokojeniu wierzycieli – również proporcjonalnie do posiadanych udziałów.
4. Rozporządzanie udziałem
   Wspólnik może swobodnie zbyć lub obciążyć swój udział, chyba że umowa spółki wprowadza ograniczenia. Np. obowiązek uzyskania zgody innych wspólników. Całkowite wyłączenie tego prawa jest niedopuszczalne. W tym artykule przedstawiłam szczegóły tego typu transakcji. 

Prawa korporacyjne wspólnika sp. z o.o.

1. Indywidualna kontrola
   Każdy wspólnik ma prawo do samodzielnej kontroli działalności spółki. Może przeglądać księgi i dokumenty, sporządzać ich kopie oraz żądać wyjaśnień od zarządu. Ograniczenie tego prawa wymaga jednomyślnej zmiany umowy spółki.
2. Wniosek o audyt (rewizję działalności spółki)
   Wspólnicy posiadający min. 10% kapitału zakładowego mogą wystąpić do sądu z wnioskiem o wyznaczenie biegłego rewidenta. Koszt audytu ponosi wnioskodawca – chyba że kontrola ujawni nieprawidłowości.
3. Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia
   Wspólnicy reprezentujący co najmniej 10% udziałów mają prawo domagać się zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. W razie odmowy zarządu – mogą zwrócić się do sądu.
4. Uzupełnienie porządku obrad
   Wspólnicy dysponujący min. 5% udziałów mogą zgłosić żądanie uzupełnienia porządku obrad. Muszą jednak złożyć wniosek nie później niż 3 tygodnie przed planowanym zgromadzeniem.
5. Wniosek o rozwiązanie spółki przez sąd
   W przypadku trwałego konfliktu między wspólnikami lub niemożności realizacji celu spółki – każdy wspólnik może wystąpić do sądu z wnioskiem o rozwiązanie spółki.
6. Actio pro socio
   Jeśli zarząd nie podejmuje działań zmierzających do naprawienia szkody wyrządzonej spółce, wspólnik może wnieść powództwo w jej imieniu. Sąd może uzależnić rozpoznanie sprawy od wniesienia kaucji.

Jakie są obowiązki zarządu spółki z o.o.?

Jak wspomniałam wcześniej, zarząd w spółce z o.o. pełni główną rolę, jeśli chodzi o jej funkcjonowanie. Zarząd spółki z o.o. odpowiada bowiem za prowadzenie jej spraw oraz reprezentowanie jej na zewnątrz.

Do podstawowych zadań zarządu należy zarządzanie bieżącą działalnością spółki – podejmowanie decyzji gospodarczych, organizowanie pracy przedsiębiorstwa oraz nadzór nad realizacją zadań przez pracowników. Zarząd zawiera umowy w imieniu spółki i dba o właściwe wykorzystanie jej majątku.

Równolegle członkowie zarządu są zobowiązani do reprezentowania spółki w relacjach z kontrahentami, urzędami, sądami i innymi podmiotami – składają w jej imieniu oświadczenia woli i przyjmują je od innych.

Ważną grupę obowiązków zarządu stanowią też zadania informacyjne i kontrolne. Zarząd powinien regularnie informować wspólników o sytuacji spółki oraz przygotowywać i przekazywać sprawozdania finansowe. Ma też obowiązek udostępniać dokumenty i wyjaśnienia na żądanie wspólników lub rady nadzorczej.

Zarząd odpowiada również za dopełnianie obowiązków rejestrowych i dokumentacyjnych – m.in. za zgłaszanie zmian w KRS, prowadzenie księgi udziałów oraz kontrolę nad wniesieniem wkładów przez wspólników.

Nie bez znaczenia są także obowiązki o charakterze etyczno-prawnym – członkowie zarządu powinni działać z należytą starannością i lojalnością wobec spółki. Są zobowiązani unikać konfliktu interesów oraz powstrzymać się od działalności konkurencyjnej, chyba że uzyskają zgodę spółki.

Do dodatkowych obowiązków należą m.in. zwoływanie zgromadzeń wspólników, udzielanie zgód wymaganych umową spółki, ustanowienie prokurenta czy – w sytuacji zagrożenia niewypłacalnością – złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Zarząd powinien także odpowiednio dokumentować przebieg posiedzeń oraz podejmowane uchwały.

Kto ponosi odpowiedzialność w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) jest odrębnym podmiotem prawa – osobą prawną – co oznacza, że za swoje zobowiązania odpowiada samodzielnie, całym swoim majątkiem. Co do zasady, zarówno wspólnicy, jak i członkowie zarządu nie odpowiadają bezpośrednio za zobowiązania spółki. Istnieją jednak sytuacje, w których ta ochrona zostaje przełamana.

Odpowiedzialność wspólników

Zaletą spółki z o.o. jest ograniczona odpowiedzialność wspólników – co do zasady NIE odpowiadają oni swoim majątkiem osobistym za długi spółki. Wyjątkiem są sytuacje, gdy nie wniosą pełnych wkładów lub – na etapie organizacji, czyli przed rejestracją – działają w imieniu spółki. Odpowiedzialność ponoszą też ci, którzy otrzymali nienależne wypłaty (np. zawyżoną dywidendę) lub wnieśli wadliwy wkład albo przeszacowali jego wartość.

Warto jednak wiedzieć, że jeśli w umowie spółki wartość wniesionego wkładu niepieniężnego jest znacznie wyższa niż jego prawdziwa wartość, to zarówno wspólnik, który taki wkład wniósł, jak i członkowie zarządu, którzy świadomie wpisali to do rejestru, solidarnie odpowiadają za brakującą różnicę wobec spółki.

Wspólnicy mogą też odpowiadać za dodatkowe dopłaty na rzecz spółki, jeśli tak przewiduje umowa. W razie opóźnienia muszą liczyć się z odsetkami i ewentualnym obowiązkiem naprawienia szkody.

Odpowiedzialność członków zarządu

Członkowie zarządu spółki z o.o. odpowiadają solidarnie za wszelkie wypłaty na rzecz wspólników dokonane z naruszeniem prawa lub umowy. (Przykładowo, za nienależne dywidendy.) Jeśli takie działania osłabią majątek spółki, zarząd i wspólnicy muszą uzupełnić brakujące środki.

Zarząd odpowiada także, gdy świadomie lub przez niedbalstwo podał fałszywe informacje przy rejestracji spółki lub podwyższeniu kapitału. 

Ponadto, członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wyrządzone spółce. Dzieje się tak, jeśli działali niezgodnie z prawem lub umową i nie wykażą braku winy.

W sytuacji, gdy egzekucja z majątku spółki nie wystarcza na pokrycie jej zobowiązań, zarząd odpowiada całym swoim majątkiem osobistym — solidarnie z spółką. Odpowiedzialność dotyczy okresu pełnienia funkcji.  Można jej jednak uniknąć. Wystarczy wykazać, że:

• wniosek o upadłość spółki został złożony terminowo lub równocześnie wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ albo
• brak zgłoszenia wniosku o upadłość nastąpił bez winy danego członka zarządu albo
• mimo braku wniosku o upadłość, postępowania restrukturyzacyjnego lub zatwierdzenia układu, wierzyciel nie doznał szkody.

Q&A – Jak działa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

1. Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółkę z o.o. można założyć tradycyjnie u notariusza lub uproszczonym trybem online przez system S24. Jak? Podpisując umowę, powołując organy i rejestrując spółkę w KRS, przy minimalnym kapitale zakładowym 5 000 zł.

2. Kto odpowiada w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Za zobowiązania spółki odpowiada ona sama całym swoim majątkiem. Wspólnicy odpowiadają tylko do wysokości wniesionych wkładów, a członkowie zarządu odpowiadają tylko w wyjątkowych przypadkach.

3. Jakie są zalety prowadzenia spółki z o.o.?

Spółka z o.o. to wygodna forma prowadzenia biznesu. Chroni majątek osobisty wspólników, pozwala na elastyczne zarządzanie kosztami (np. brak obowiązkowych składek ZUS przy co najmniej dwóch wspólnikach). Buduje też profesjonalny wizerunek firmy przy jednoczesnych niskich wymaganiach kapitałowych.