Współpraca z wirtualną asystentką – wszystko, co prawnie musisz wiedzieć

Jeśli czytasz ten wpis, to najprawdopodobniej zastanawiasz się, co zrobić, aby współpraca z wirtualną asystentką przebiegała prawidłowo. Czy wiesz jakie kwestie prawne się z tym wiążą? RODO, prawo autorskie, bezpieczeństwo informacji… Poniżej wyjaśniam prawne aspekty współpracy z wirtualną asystentką.

Czy RODO dotyczy współpracy z wirtualną asystentką?

Ochrona danych osobowych to jeden z najważniejszych prawnych aspektów współpracy z wirtualną asystentką. RODO to nie tylko zapis w umowie dotyczącej współpracy z wirtualną asystentką, ale również cała dokumentacja Twojej działalności.

Jakie są najistotniejsze prawne aspekty współpracy z wirtualną asystentką, które dotyczą danych osobowych?

1. Obowiązek informacyjny. Na Tobie, jako podmiocie przetwarzającym czyjeś dane osobowe, ciąży tzw. obowiązek informacyjny. Dotyczy on kwestii wymienionych w przepisie art. 13 RODO. Powinnaś/powinieneś więc poinformować swoją wirtualną asystentkę o przetwarzaniu jej danych zawartych w Waszej umowie i przekazywanych w związku z jej realizacją.
   

2. Powierzenie przetwarzania. Jako osoba zatrudniająca wirtualną asystentkę administrujesz danymi nie tylko jej, ale również innych osób – swoich klientów, obserwatorów w mediach społecznościowych czy uczestników konkursów. Najprawdopodobniej Twoja wirtualna asystentka także będzie mieć dostęp do tych danych, stanie się więc podmiotem przetwarzającym. W takim przypadku powinnaś/powinieneś zawrzeć ze swoją wirtualną asystentką umowę powierzenia danych osobowych. Może ona stanowić załącznik do umowy głównej dotyczącej współpracy z wirtualną asystentką.

Co powinnam/powinienem zrobić, żeby móc legalnie wykorzystywać materiały przygotowywane przez wirtualną asystentkę?

Kolejnym prawnym aspektem współpracy z wirtualną asystentką jest kwestia praw autorskich i własności intelektualnej.

Jak wiadomo, efekty współpracy z wirtualną asystentką mogą stanowić utwory w rozumieniu prawa autorskiego. Jeśli więc zamierzasz z nich korzystać – musisz mieć do tego uprawnienie. Istnieją dwa rozwiązania. Wirtualna asystentka może:

• udzielić Ci licencji,

• przenieść na Ciebie autorskie prawa majątkowe do utworów.

Czy uregulowanie autorskich praw majątkowych w umowie wyczerpuje temat? Otóż nie!

Paragraf poświęcony prawom autorskim odnosi się również do takich prawnych aspektów współpracy z wirtualną asystentką, jak:

• prawa zależne,

• autorskie prawa osobiste,

• odpowiedzialność za naruszenie cudzych praw,

• uprawnienie do publikacji w portfolio.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat regulacji dotyczących praw autorskich i własności intelektualnej – zapraszam do kontaktu.

Jak mogę zadbać o bezpieczeństwo informacji przekazywanych wirtualnej asystentce?

W ramach współpracy, wirtualna asystentka posiada dostęp do wielu zasobów danych i informacji. A w związku z tym, wśród prawnych aspektów współpracy z wirtualną asystentką należy wymienić również poufność.

W jaki sposób możesz zadbać o bezpieczeństwo informacji przekazywanych wirtualnej asystentce?

Zawrzyj:

• w umowie dotyczącej współpracy z wirtualną asystentką stosowny zapis o poufności lub

• tzw. NDA (non disclosure agreement), czyli umowę o poufności. Jest ona bardziej rozbudowana niż zapis w umowie dotyczącej współpracy z wirtualną asystentką. Konieczność zawarcia NDA wynika z ważności przekazywanych danych.

Bez względu na wybraną formę, powinnaś/powinieneś:

• dokładnie określić obszary bezwzględnie podlegające tajemnicy,

• zobowiązać wirtualną asystentkę do przestrzegania poufności w tym zakresie.

O umowie NDA więcej przeczytasz w tym wpisie: Umowa NDA – czyli jak chronić biznes?.

A jeśli szukasz wzoru takiej umowy, zapraszam Cię do mojego sklepu – przygotowałam go specjalnie z myślą o przedsiębiorcach takich jak Ty. 🙂

Podsumowanie. Współpraca z wirtualną asystentką – wszystko, co prawnie musisz wiedzieć

Wiesz już, że współpraca z wirtualną asystentką ma wiele prawnych aspektów, co do których warto zasięgnąć profesjonalnej porady. Pamiętaj, że w razie potrzeby, możesz do mnie napisać tutaj: kontakt@dominikakrolik.pl lub skontaktować się ze mną poprzez social media.