Umowa NDA – czyli jak chronić biznes?

Jako przedsiębiorca masz pewnie jakieś swoje słodkie tajemnice, prawda? Naturalnie nie chcesz, żeby ujrzały one światło dzienne, a jeśli już muszą – aby nikt ich nie wykorzystał przeciwko Tobie. Choć brzmi, jakbym zarzucała Ci co najmniej jakieś przekręty finansowe – nic z tych rzeczy! Chodzi mi wyłącznie o tajemnicę Twojego przedsiębiorstwa i jej ochronę… Jak możesz to zrobić? Rozwiązanie jest całkiem proste – umowa NDA! 

Przeczytaj:

• czym dokładnie jest,
• dlaczego warto ją zawrzeć,
• jak zrobić to dobrze oraz
• czym różni się od klauzuli poufności?

Wszystko poniżej – miłej lektury! 🙂

Tajemnica przedsiębiorstwa

Czym jest?

Tajemnica przedsiębiorstwa to w gruncie rzeczy zestaw informacji, jakie firma trzyma w ukryciu, by zachować przewagę na rynku. Wg ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chodzi tu o różne dane techniczne, technologiczne czy organizacyjne, które nie są powszechnie znane, a mają pewną wartość dla firmy. Te informacje mogą być zbiorem lub pojedynczymi elementami, ale kluczowe jest, że jako przedsiębiorca robisz wszystko, by były one sekretem.

Kiedy coś jest tajemnicą przedsiębiorstwa? 

Aby coś było objęte ww. tajemnicą, muszą być spełnione trzy warunki. Co ważne, przesłanki te muszą zaistnieć łącznie!

1. Wartość gospodarcza dla przedsiębiorstwa. To znaczy, że informacje muszą przynosić korzyść Twojej firmie. To dzięki nim działasz lepiej lub osiągasz zyski.
2. Działania ochronne. Musisz podejmować pewne działania, aby zachować te informacje w tajemnicy, np. ograniczając dostęp do nich tylko do wybranych osób.
3. Niejawność. Dane nie mogą być powszechnie znane ani łatwo dostępne dla osób postronnych. Uważa się, że informacja jest łatwo dostępna, jeśli można ją pozyskać w „normalny” i legalny sposób.

Kiedy tajemnica już tajemnicą nie jest?

Informacja traci status tajemnicy przedsiębiorstwa, gdy nie spełnia powyższych warunków. Na przykład, gdy przestajesz podejmować działania w celu ochrony ww. danych. Ważne jest też, że nie wszystkie informacje podlegają takiej ochronie. Na przykład te zawarte w publicznych rejestrach czy powszechnie znane w danej branży nie kwalifikują się jako potencjalna tajemnica przedsiębiorstwa.  Tak więc o ile na pierwsze dwie przesłanki masz jakiś wpływ, tak na trzecią – tj. niejawność informacji – niekoniecznie.

W tym miejscu warto wspomnieć o tym, że gdy informacja zostanie udostępniona publicznie, traci status poufności, a jej późniejsza ochrona nie jest możliwa. Aby informacja była uznana za poufną, nie może być powszechnie znana ani łatwo dostępna dla osób zainteresowanych, o czym wspominałam już wyżej.

Przykłady

Co konkretnie może stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa?

1. Strategie i plany rozwojowe firmy.
2. Informacje finansowe.
3. Dane handlowe dotyczące działalności.
4. Bazy danych klientów i kontrahentów.
5. Szczegóły o produktach i usługach.
6. Wypracowane know-how w wymienionych obszarach.

Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Aby skutecznie chronić tajemnicę twojego przedsiębiorstwa, powinieneś podjąć zorganizowane i przemyślane działania, szczególnie w obszarze prawnym. Zacznij od opracowania wewnętrznych procedur i regulaminów, które jasno określą, jakie informacje są poufne i jak należy je chronić. Ważne jest, abyś określił konsekwencje dla pracowników w przypadku naruszenia poufności (jeśli ich zatrudniasz).  Poinformuj swoich podwładnych o tych zasadach, możesz też zorganizować szkolenia wewnętrzne w tym zakresie.

Podjęcie działań technicznych również jest kluczowe. Zastosuj ograniczenia dostępu do poufnych danych w systemach informatycznych, wykorzystując kody dostępu i odpowiednie uprawnienia, aby tylko upoważnione osoby miały do nich dostęp.

Last but not least – stosuj umowy NDA. Co to za twór, dlaczego warto się z nim zaprzyjaźnić i jak to napisać – wszystko znajdziesz poniżej. 😉

Umowa NDA – co to takiego?

NDA (non-disclosure agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności, to pisemna umowa mająca na celu zachowanie w tajemnicy informacji przekazywanych różnym podmiotom z Tobą współpracującym. Co ważne, nie chodzi tylko o pracowników, ale także (a może nawet przede wszystkim) o kontrahentów oraz klientów, którym powierzasz strzeżone dane w ramach współpracy – np. podczas negocjacji.

Jak można się domyślić już po samej nazwie, zobowiązuje jedną lub obie jej strony do utrzymania w tajemnicy informacji przekazywanych w wykonaniu tej umowy.

Ciekawostka

Umowa NDA jest też znana jako:

• CA (confidential agreement) – umowa o poufności lub
• CDA (confidential disclosure agreement) – umowa zobowiązująca do zachowania poufności.

Dlaczego warto zawierać umowy NDA?

Oto kilka powodów, dlaczego warto zawierać umowy NDA:

1. Bezpieczeństwo danych biznesowych: Zapewnia ochronę danych biznesowych, takich jak strategie, plany rozwoju i know-how przed wyciekiem do konkurencji.
2. Zachowanie przewagi konkurencyjnej: Utrzymanie tajemnic handlowych i informacji poufnych w tajemnicy pomaga w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej na rynku.
3. Ograniczenie ryzyka nadużycia informacji: Zmniejsza ryzyko nadużycia przez pracowników, kontrahentów lub klientów, którzy mogą mieć dostęp do poufnych informacji.
4. Podstawy prawne do dochodzenia roszczeń: W przypadku naruszenia umowy NDA, jako przedsiębiorca posiadasz solidne podstawy prawne do dochodzenia odszkodowania lub innych roszczeń.
5. Zwiększenie zaufania w biznesowych relacjach: Umowa NDA wzmacnia zaufanie między partnerami biznesowymi, pokazując, że informacje są traktowane poważnie i odpowiedzialnie. Poza tym, gdy wiesz, że ważne dla Ciebie dane są bezpieczne, komfort i szanse na powodzenie współpracy także wzrastają, zgodzisz się? 
6. Zapobieganie nieuczciwej konkurencji: Pomaga w zapobieganiu nieuczciwej konkurencji, chroniąc przed wykorzystywaniem poufnych informacji przez konkurentów.
7. Jasność i precyzja: Precyzyjnie określa, które informacje są poufne i jakie działania w odniesieniu do tych informacji są niedopuszczalne.
8. Wzmocnienie wizerunku firmy: Podkreśla profesjonalizm i dbałość o szczegóły w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Umowa NDA – jak ją napisać?

Dobrze skonstruowana umowa NDA to klucz do efektywnej ochrony Twoich danych. Jeśli zastosujesz się do poniższych wskazówek, wszystko powinno być w porządku. 

CO JEST POD OCHRONĄ?

W umowie NDA ważne jest precyzyjne określenie zakresu objętych nią informacji. Muszą one być dokładnie wymienione i zdefiniowane, na przykład mogą to być dane osobowe klientów, specyfikacje produktów, czy tajemnice handlowe przedsiębiorstwa. Ważne, aby każda ze stron wiedziała, które informacje są poufne i wymagają ochrony.

JAK TO CHRONIMY?

Dalej, umowa powinna zawierać wytyczne dotyczące sposobu oznaczania, przekazywania i postępowania z informacjami poufnymi. To zapobiega niechcianemu wyciekowi danych. Należy również określić procedury reagowania w przypadku potencjalnego naruszenia poufności.

W umowach NDA standardowo umieszcza się klauzule o wykorzystaniu informacji poufnych wyłącznie w ramach zobowiązań wynikających z umowy. Jednakże, takie ogólne zapisy mogą być niewystarczające. Warto zatem uwzględnić w umowie bardziej rygorystyczne standardy ochrony tajemnic. Należy zawrzeć konkretne wytyczne dotyczące postępowania z poufnymi dokumentami i elektronicznymi nośnikami danych – w tym ich usuwanie lub odpowiednie przetwarzanie po zakończeniu współpracy.

JAK DŁUGO?

Czas obowiązywania umowy jest kolejnym kluczowym elementem. Powinien być wyraźnie określony, z możliwością przedłużenia, zapewniając ochronę informacji również po zakończeniu współpracy. Co ważne, odradzałabym zawieranie umowy NDA na czas nieokreślony. W każdej chwili jest bowiem możliwe wypowiedzenie takiej umowy, a tego byśmy nie chcieli, prawda? 🙂 Dlatego najlepiej będzie, jeśli w umowie wskażesz konkretny okres, na jaki umowa jest zawierana.

CO, JEŚLI KTOŚ ZŁAMIE UMOWĘ?

Nie możesz zapomnieć o konsekwencjach, jakie będą się wiązać z naruszeniem umowy. Aby jednak wskazać skutki niedozwolonych działań, najpierw trzeba dokładnie określić, CO JEST NIEDOZWOLONE (=co jest naruszeniem umowy). 

Można posłużyć się co prawda sformułowaniem ustawowym (z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji), zgodnie z którym:

Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

ALE… ustawa nie definiuje dokładnie tych działań, co może prowadzić do różnych interpretacji wyżej przywołanego przepisu. Dlatego tak ważne jest, aby umowa NDA dokładnie określała, co rozumie się przez te działania, aby uniknąć niejasności i zapobiec nieuzasadnionym tłumaczeniom osoby naruszającej umowę w przypadku sporu. Na marginesie dodam, że w umowach w ogóle warto precyzować wszelkie pojęcia nieostre.

A co do samych konsekwencji…

Po pierwsze, warto wskazać ewentualne kary umowne za naruszenie postanowień NDA, aby zwiększyć skuteczność umowy, a także „odstraszyć” od ewentualnego naruszania zasad poufności. Dzięki temu będziesz musiał_a wykazać jedynie fakt złamania umowy, bez konieczności dowodzenia powstałej szkody. To znacznie upraszcza proces dochodzenia roszczeń od osoby, która złamała zasady poufności. Pamiętaj też, aby zastrzec w umowie możliwość dochodzenia odszkodowania wyższego niż ustalona kara umowna, jeśli ta okaże się niewystarczająca. Bez takiego zastrzeżenia nie będzie to możliwe.

Kolejnym ważnym elementem umowy NDA jest klauzula pozwalająca na natychmiastowe zakończenie współpracy z osobą naruszającą tajemnicę, co jest szczególnie istotne w przypadku danych osobowych. Wprowadzenie takiej klauzuli w umowie zapewni Ci możliwość szybkiej reakcji na naruszenia, chroniąc cenne informacje Twojej firmy.

DODATKOWO…

Pamiętaj, że umowa NDA nie będzie obowiązywać w każdym przypadku. Oprócz tego, o czym wspominałam już na początku artykułu (tj. gdy informacja staje się powszechnie znana, ale nie z powodu naruszenia umowy), dzieje się tak również w innych sytuacjach. Strona zobowiązana do poufności będzie musiała ujawnić informacje poufne, jeśli wymagają tego przepisy prawne, prawomocne orzeczenie sądu, wiążące decyzje organów administracji publicznej lub innych podmiotów publicznych. Dlatego warto w umowie zobowiązać drugą stronę do wcześniejszego informowania o takich okolicznościach. Ponadto, ujawnienie informacji poufnych przez zobowiązanego powinno być ograniczone do minimum niezbędnego zakresu i odpowiednio oznaczone jako tajemnica przedsiębiorstwa. To też warto wskazać w umowie!

Klauzula poufności a umowa NDA

Klauzula poufności zwykle stanowi część innej umowy i dotyczy informacji przekazywanych w ramach konkretnej współpracy. Jest ona zazwyczaj mniej kompleksowa w porównaniu do samodzielnej umowy NDA. Ta ostatnia bowiem zazwyczaj obejmuje ochroną dane wymieniane między stronami w trakcie dłuższego okresu współpracy.

Klauzula poufności nie funkcjonuje zatem samodzielnie. Nie zawsze też wiąże się z konsekwencjami w postaci kary umownej. Jej naruszenie równoznaczne jest jednak z naruszeniem głównej umowy, z której wynika, co daje poszkodowanemu możliwość dochodzenia swoich praw w ramach odpowiedzialności kontraktowej spoczywającej na sprawcy naruszenia.

Kiedy umowa, a kiedy klauzula?

Jeśli tylko forma umowy nie wynika z określonych przepisów prawa, w zasadzie to od Ciebie zależy, co wybierzesz. Poniżej przedstawiam Ci jednak przykładowe sytuacje, które mogą pomóc Ci podjąć decyzję w tym zakresie. 🙂

1. Zawarcie umowy NDA:
   • Gdy musisz przekazać poufne informacje jeszcze przed zawarciem umowy głównej (np. podczas negocjacji).
   • Jeśli informacje poufne mają być przekazywane w oparciu o wiele różnych umów, umowa NDA pozwoli Ci na uporządkowanie zasad ich poufności.
   • Gdy ujawniane przez Ciebie informacje są związane zarówno z główną umową, która określa warunki współpracy, jak i wykraczają poza jej ramy.
2. Wprowadzenie klauzuli poufności:
   • W sytuacji, gdy zawarłeś ze swoim kontrahentem już inną umowę, a informacje poufne odnoszą się tylko do niej, wystarczy że dodasz klauzulę poufności w treści tej umowy. 
   • Gdy przekazywane przez Ciebie informacje są „jednorodne” i łatwe do zidentyfikowania, a z kontrahentem wiąże Cię tylko jedna umowa.

Umowa NDA – czyli jak chronić biznes? Podsumowanie + WZÓR

Wiesz już, czym umowa NDA jest i że warto ją stosować w swoim biznesie, aby go po prostu chronić. Musisz też wiedzieć, że fundacja Legal Tech Polska – z myślą o przedsiębiorcach takich jak Ty – opracowała wzór takiej umowy. Śmiało możesz z niego skorzystać. Tutaj link – CHCĘ PRZEJŚĆ DO WZORU.

Musisz też wiedzieć, że specjalnie z myślą o przedsiębiorcach takich jak Ty przygotowałam wzór umowy NDA. Dlaczego polecam Ci z niego skorzystać? Zastanów się… Gdy jesteś chory_a, idziesz do lekarza. Jeśli potrzebujesz mebli, idziesz do stolarza (ewentualnie jedziesz do Ikei :P). Czemu więc nie chcesz skorzystać z pomocy prawnika, gdy potrzebujesz umowy, która dotyczy tak istotnych aspektów Twojej działalności? 😉 

No jasne, pokaż mi, gdzie mogę pobrać wzór!

Jeśli masz pytania o umowę NDA (lub cokolwiek innego, na czym się znam :P) – możesz skontaktować się ze mną poprzez moje SM lub tego maila – kontakt@dominikakrolik.pl.

Może Cię też zainteresować ten artykuł: Badanie czystości znaku towarowego.