Umowa wdrożeniowa systemu IT – na co zwrócić uwagę?

Chcesz wdrożyć w swojej firmie najnowsze oprogramowanie informatyczne? Aby proces ten był dla Ciebie efektywny i bezpieczny, powinieneś_aś zabezpieczyć go odpowiednią umową. Umowa wdrożeniowa systemu IT – bo o niej mowa – pozwoli Ci jasno określić obowiązki dostawcy, terminy realizacji, zasady płatności oraz zabezpieczyć Twoje interesy na wypadek opóźnień, błędów czy awarii. Na co zwrócić uwagę przy jej podpisywaniu i jakie zapisy powinny się tam znaleźć? Zapraszam Cię do lektury tego poradnika!

Jak wdrożyć system informatyczny w swojej firmie? Umowa wdrożeniowa IT – czym jest?

Umowa wdrożeniowa systemu IT (określana także jako umowa na wdrożenie systemu informatycznego lub ewentualnie umowa na wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego) to umowa, której celem jest implementacja nowych rozwiązań informatycznych do chcącej się rozwijać firmy.

Kontrakt taki zawierany jest przez stronę zamawiającą z wybranym wykonawcą. Tym ostatnim najczęściej zostaje tak zwany software house, czyli przedsiębiorca zajmujący się tworzeniem i wdrażaniem specjalistycznego oprogramowania. W zamian za umówione wynagrodzenie, umową tą zobowiązuje się on do wprowadzenia konkretnego rozwiązania IT do infrastruktury Twojej firmy.

Umowa wdrożeniowa IT jest przy tym umową nienazwaną, a więc nieuregulowaną wprost w Kodeksie cywilnym. Ze względu na jej charakter najczęściej stosuje się do niej jednak przepisy dotyczące umowy o dzieło, a więc artykuły 627-646 Kodeksu cywilnego. (Szczególnie w sytuacji, w której zapisy umowne będą wskazywały na rezultat, a więc na wdrożenie określonego oprogramowania.) Mogą także znaleźć zastosowanie przepisy odnoszące się do umowy zlecenia, czyli artykuły od 734 do 751 Kodeksu cywilnego. (Gdy większy nacisk w umowie będzie na usługach, a więc wsparciu w tworzeniu i wdrażaniu rozwiązań IT wewnątrz firmy).

Aby w przypadku możliwych sporów z wykonawcą uniknąć problemów interpretacyjnych, umowę wdrożeniową systemu IT warto stworzyć w taki sposób, aby wprost wynikało z niej, do jakich przepisów Kodeksu cywilnego (i nie tylko) się odnosi.

Wdrożenie systemu informatycznego – jak wybrać kontrahenta i przygotować się do podpisania umowy wdrożeniowej?

Umowa wdrożeniowa to umowa, która ze względu na swoją specyfikę, a także zakres i charakter wynikającej z niej prac (oraz związane z tym ryzyka), powinna być gruntownie przemyślana i w jak najbardziej kompleksowy sposób opisywać czego dokładnie dotyczy i w jaki sposób będzie realizowana.

W szczególności ze strony zlecającej warto przy niej zastanowić się nad:

• Wymaganiami funkcjonalnymi, które spełniać powinien wdrażany system informatyczny;
• Wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa i integracji z innymi, funkcjonującymi już w firmie systemami;
• Wymaganiami dotyczącymi obsługi i utrzymania systemu;
• Wymaganiami w zakresie współpracy i komunikacji z wykonawcą.

Analiza powyższego pozwoli Ci rozpoznać, czy wybrany kontrahent i stojące za nim rozwiązanie będą dla Ciebie odpowiednie.

Jak napisać umowę wdrożeniową IT? Kluczowe elementy umowy wdrożeniowej

Analiza wymagań i potrzeb wykonana? Właściwy wykonawca wybrany? W takim razie czas skonstruować umowę!

Jakie są najważniejsze zapisy w umowie wdrożeniowej, o których nie możesz zapomnieć?

• Dokładne określenie stron umowy;
• Przejrzyste i pełne opisanie przedmiotu umowy, a więc systemu IT, który ma zostać wdrożony (warto tu opisać nie tylko wymagania co do specyfikacji technicznej wdrażanego rozwiązania, ale także jego oczekiwaną funkcjonalność);
• Ramy czasowe projektu – najlepiej w formie całościowego harmonogramu wdrożenia (przedstawiającego dokładny zakres prac wdrożeniowych z oczekiwanymi terminami realizacji i ewentualnym opisem procedury zgłaszania zmian w tym zakresie oraz ich akceptacji);
• Budżet projektu, sposób rozliczenia i warunki płatności;
• Odpowiedzialność dostawcy systemu IT (a więc odpowiedzialność za wdrożenie systemu IT, prawidłowość wykonanych prac oraz późniejsze nieprzerwane i poprawne funkcjonowanie wprowadzonego do firmy rozwiązania (choć w tym zakresie może być podpisana osobna umowa SLA));
• Kwestia gwarancji na system informatyczny;
• Zasady określające wsparcie techniczne ze strony wykonawcy (także po wdrożeniu systemu IT);
• Regulacje dotyczące kwestii praw autorskich;
• Regulacje dotyczące kwestii przetwarzania danych osobowych oraz RODO;
• Określenie kar umownych za niezrealizowanie bądź nieprawidłowe zrealizowanie projektu lub jego części, a także za naruszenie innych zapisów umownych;
• Zasady wypowiedzenia umowy oraz wzajemnych rozliczeń.

Umowa SLA a wdrożenie systemu IT

Umowa SLA to umowa, której przedmiotem jest zapewnienie nieprzerwanego i poprawnego funkcjonowania wdrożonego systemu informatycznego. Mowa tu więc o wszelkich usługach serwisowych, ale także usuwaniu ewentualnych błędów systemu IT, zapewnieniu niezbędnych jego aktualizacji i efektywnego funkcjonowania oraz niektórych usług doradczych.

Warto przy tym zaznaczyć, że zdarza się, że kwestia usług serwisowych poruszona zostaje już w umowie wdrożeniowej systemu IT. Często jednak umowa, dotycząca takich zagadnień, podpisywana jest osobno. Jeżeli zdecydujesz się na to drugie rozwiązanie, powinieneś_aś pamiętać, że również umowa SLA musi być prawidłowo skonstruowana i zawierać jasne oraz przejrzyste zasady funkcjonowania.

Q&A, czyli najczęściej zadawane pytania dotyczące umowy wdrożeniowej IT

1. Jakie zapisy powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej IT?

W umowie wdrożeniowej IT powinny znaleźć się przede wszystkim zapisy dotyczące:

• stron i przedmiotu umowy,
• ram czasowych projektu, jego budżetu i sposobu rozliczenia,
• odpowiedzialności, gwarancji, kar umownych,
• zasad dotyczących wsparcia technicznego (także po wdrożeniu systemu IT),
• regulacji z zakresu praw autorskich i przetwarzania danych osobowych oraz
• zasad wypowiedzenia umowy.

2. Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy wdrożeniowej?

Przed podpisaniem umowy wdrożeniowej systemu IT warto odpowiedzieć sobie na pytania dotyczące własnych potrzeb. Przemyśl wymagania stawiane potencjalnemu wykonawcy oraz wdrażanemu rozwiązaniu. Przy samym podpisywaniu umowy zwróć szczególną uwagę na stopień jej szczegółowości i najważniejsze zapisy. W szczególności na te dotyczące przedmiotu umowy, zakresu prac, wynagrodzenia, harmonogramu, odpowiedzialności oraz kwestii praw autorskich i przetwarzania danych osobowych.

3. Jakie są prawa i obowiązki dostawcy systemu IT?

Dostawca systemu IT ma prawa i obowiązki wynikające z podpisanej umowy wdrożeniowej. W szczególności ma przy tym obowiązek wdrożenia konkretnego rozwiązania w zamian za umówione wynagrodzenie. 

4. Jak rozwiązywać spory w zakresie wdrożeń systemów informatycznych?

Najlepszym sposobem na efektywne rozwiązywanie sporów w zakresie wdrażania systemów informatycznych są regulujące to zapisy umowne (w tym między innymi te odnoszące się do kar umownych). Jeżeli jednak zastosowane zapisy okazały się niewystarczające, skonfliktowane strony mogą sięgnąć na przykład po mediacje czy arbitraż.

Planujesz wdrożenie systemu IT w swojej firmie? Nie ryzykuj, działając bez dobrze skonstruowanej umowy – zadbaj o swoje interesy. Jeśli potrzebujesz wsparcia przy analizie umowy, skontaktuj się ze mną. Chętnie pomogę!