SaaS – jak zacząć od strony prawnej? Checklista dla Ciebie!

Można powiedzieć, że SaaS (czyli Software as a Service) to prawdziwa rewolucja na rynku!  W 2021 roku wartość rynku SaaS wynosiła około 152,18 miliarda dolarów, a już w następnym roku wzrosła do 176,62 miliarda, co stanowi wzrost o prawie 16%. Ten model biznesowy nie bez powodu rozwija się w takim tempie! Wdrożenie SaaS może stać się kluczem do przyspieszenia biznesu, oferując elastyczność i skalowalność, które – przyznaj – są nieocenione w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie. 

Co znajdziesz w tym artykule?

• Co to SaaS i jakie są jego zalety?
• Do jakich regulacji musisz się dostosować, jeśli planujesz dostarczać usługi w tym modelu?
• Check-lista, czyli co musisz zrobić, aby legalnie i bezpiecznie wdrożyć SaaS?

Co to SaaS? Zalety modelu Software as a Service

Dla niewtajemniczonych najpierw szybkie wyjaśnienie, czym jest ten model i jakie niesie zalety.

Oferowanie usług jako SaaS to fantastyczna strategia, jeśli chcesz się wyróżnić na rynku, dostarczając innowacyjne rozwiązania. Ten model umożliwia nie tylko adaptację i skalowanie działalności zgodnie z potrzebami Twojego przedsiębiorstwa (i potrzebami Twoich klientów), ale również zapewnia stałe i przewidywalne źródło dochodu dzięki systemowi subskrypcji lub abonamentów.

Co więcej, SaaS znacząco podnosi efektywność operacyjną, automatyzując szereg procesów biznesowych i zadań administracyjnych, co sprawia, że jako przedsiębiorca możesz skoncentrować się na rozwijaniu swojej działalności.

Ale nie tak szybko…

Chociaż ten model biznesowy oferuje wiele korzyści, niesie ze sobą również wyzwania, szczególnie prawne. Prawne aspekty wdrożenia SaaS, które trzeba wziąć pod uwagę, to m.in. regulacje dotyczące danych osobowych (np. RODO), praw autorskich, praw konsumenta (np. Omnibus), regulacji związanych z dostarczaniem treści/usług cyfrowych (DSA). Oczywiście to nie wszystko!

Wiem, że ilość wymogów, które musisz spełnić może przytłaczać… Dlatego jeśli jesteś na etapie wdrażania aplikacji SaaS i nie wiesz, od czego zacząć – chętnie Ci pomogę! Umówmy się na konsultację i wszystko omówimy.

A w międzyczasie przygotowałam dla Ciebie coś, co także pomoże Ci ruszyć z miejsca i przynajmniej zorientować się, czy idziesz w dobrym kierunku. Poniżej omówię najważniejsze aspekty prawne, na które powinieneś_aś zwrócić uwagę – potraktuj to jako checklistę i sprawdź, czy przypadkiem o czymś nie zapomniałeś_aś.

Regulamin – musisz go mieć, jeśli wdrażasz SaaS

Regulamin aplikacji SaaS to podstawowy dokument, który jako usługodawca musisz przygotować. Wszystko po to, aby zgodnie z prawem dostarczać swoje usługi drogą elektroniczną. Funkcjonuje on jako umowa między Tobą (dostawcą aplikacji SaaS) a użytkownikami. Jego głównym celem jest określenie zasad świadczenia usług, ochrona praw obu stron oraz zapewnienie jasności i przejrzystości w korzystaniu z usługi.

Oto kluczowe elementy, które powinien zawierać regulamin SaaS:

1. Opis świadczonych usług: Precyzyjnie zdefiniuj, jakie usługi oferujesz. Użytkownicy powinni dokładnie wiedzieć, co kupują, jakie funkcje oferuje Twoja aplikacja, i jakie są warunki korzystania z poszczególnych funkcji czy narzędzi. Nie mogą kupić kota w worku!
2. Cennik, warunki płatności i rozwiązanie umowy: Nie zostawiaj miejsca na domysły – wyraźnie określ koszty związane z korzystaniem z Twojej usługi. Wymień wszystkie opłaty, w tym abonamentowe oraz dodatkowe koszty za usługi specjalne. Nie zapomnij też określić zasad związanych z rozwiązaniem umowy. Określ czas jej trwania i warunki wypowiedzenia, a także zasady ewentualnego zwrotu opłat.
3. Warunki techniczne: Zawsze jasno określ, jakie są minimalne wymagania techniczne, które muszą spełnić systemy klientów, aby mogli korzystać z Twojej aplikacji. To zapobiegnie problemom z dostępnością i pomoże uniknąć nieporozumień czy roszczeń związanych z niewłaściwym funkcjonowaniem usługi na niekompatybilnym sprzęcie.
4. Proces rejestracji i warunki korzystania: Opisz, jak przebiega proces rejestracji i jakie dane są potrzebne do utworzenia konta. Wymagaj akceptacji regulaminu przy rejestracji, co zabezpieczy Cię prawnie w przypadku ewentualnych sporów.
5. Prawa autorskie i licencje: Wyjaśnij, jakie prawa autorskie są związane z Twoją aplikacją i jakie licencje są udzielane użytkownikom. Jasno zaznacz zakres dozwolonego użytkowania oraz ograniczenia.
6. Odpowiedzialność i gwarancje: Określ, za co dokładnie odpowiadasz jako dostawca i jakie gwarancje oferujesz na swoje usługi (o ile się na to zdecydujesz). Ważne jest, aby zawrzeć też informacje o ograniczeniach odpowiedzialności. Określ też odpowiedzialność użytkowników np. w przypadku nieprawidłowego korzystania z aplikacji.
7. Zmiany w regulaminie: Zastrzeż sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie. Określ, w jaki sposób użytkownicy będą o nich informowani. To kluczowe, abyś mógł elastycznie zarządzać swoją usługą w zmieniającym się środowisku technologicznym (i prawnym).

Pamiętaj też o tym!

Na koniec muszę jeszcze wspomnieć o kilku innych istotnych kwestiach związanych z tworzeniem regulaminu.

Jak już wspomniałam, regulamin Twojej aplikacji stanowi umowę, dlatego przy jej tworzeniu, zwróć uwagę na regulacje związane z konsumentami. Oznacza to m.in., że musisz unikać w nim jak ognia tzw. klauzul abuzywnych. Na przykład, regulamin nie powinien pozwalać na jednostronne zmiany warunków umowy, które zobowiązywałyby konsumenta do dodatkowych płatności, np. za utrzymanie konta.

Po drugie, nie zapomnij o zawarciu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z użytkownikami. Szczegółowo określ warunki przetwarzania danych osobowych, tj. w jakim celu i jak przetwarzasz te dane. Umowa powinna także określać zakres danych, czyli jakie dokładnie informacje są przetwarzane i czy są one niezbędne do świadczenia usługi.

Dodatkowo, umowa musi precyzować Twoją odpowiedzialność za bezpieczne przetwarzanie danych i ewentualne konsekwencje naruszeń. Powinieneś określić okres, przez który dane będą przetwarzane oraz zasady ich przechowywania. Ważne jest również, aby umowa zawierała informacje o prawach użytkowników.

Last but not least: polityka prywatności! Chociaż możesz ją umieścić jako część regulaminu, z doświadczenia wiem, że wygodniejsze (dla wszystkich) jest stworzenie osobnego dokumentu.

RODO a SaaS

Niezależnie od rodzaju świadczonych usług, jeżeli Twoja aplikacja SaaS ma kontakt z danymi osobowymi obywateli UE, musisz zastosować się do wymogów RODO.

Jak pewnie doskonale wiesz, RODO zapewnia ochronę danych osobowych i jest obowiązkowe zarówno dla firm działających na terenie Unii, jak i poza jej granicami, jeśli przetwarzają dane osób przebywających w UE. Niezastosowanie się do RODO grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Implementację RODO możesz podzielić na dwie części, a na pewno łatwiej będzie Ci to ogarnąć!

 

1. Zewnętrzną:
   • Wprowadzenie jasnych zasad dotyczących używania danych klientów.
   • Publiczna polityka prywatności i informacje o plikach cookies.
   • Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych, zapewniająca ich prawidłową ochronę.
2. Wewnętrzną:
   • Stworzenie i utrzymanie polityki ochrony danych osobowych.
   • Systemy rejestrowania danych oraz procedury odpowiedzi na incydenty.
   • Procesy umożliwiające osobom, których dane dotyczą, realizację ich praw.
   • Dokładna analiza ryzyka, by zapewnić bezpieczne i legalne przetwarzanie danych osobowych klientów.

Kluczowe kroki wdrażania RODO w SaaS

1. Audyt danych: Zidentyfikuj, jakie dane są przetwarzane, kto ma do nich dostęp i jak są zabezpieczane.
2. Ocena ryzyka: Określ potencjalne zagrożenia dla danych i zaplanuj środki zaradcze.
3. Polityka prywatności i umowy: Opracuj jasne i zrozumiałe dokumenty regulujące przetwarzanie danych, w tym politykę prywatności i umowy powierzenia danych.
4. Procedury bezpieczeństwa: Wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa danych, aby zapewnić ich ochronę.
5. Szkolenia i świadomość: Przeszkol personel z zakresu przestrzegania RODO i bezpiecznego obchodzenia się z danymi osobowymi.
6. Monitorowanie i aktualizacje: Systematycznie monitoruj procesy związane z danymi, audytuj jeaktualizuj procedury w odpowiedzi na nowe wyzwania i zagrożenia.

Umowa z deweloperem, czyli umowa o stworzenie aplikacji

O tym, na co uważać, zawierając umowę o stworzenie aplikacji z tzw. software house’m można napisać książkę (serio!)… Pamiętaj, że warto też rozważyć zawarcie osobnych umów wdrożeniowych oraz utrzymaniowych. W każdym z tych przypadków sprawdzi się uniwersalna i stara jak świat zasada, czyli… Przeczytaj, a najlepiej daj przeczytać prawnikowi – ZANIM podpiszesz!

A jeśli jednak chcesz sobie poradzić sam_a, oto kilka wskazówek, na co powinieneś_aś zwrócić uwagę:

• • Definicje i zakres prac: Umowa powinna precyzyjnie określać zakres prac, funkcjonalności produktu i użyte technologie. Upewnij się, że wszystkie oczekiwania są wyraźnie opisane.
  • Harmonogram i metodyka pracy: Zawrzyj jasne terminy realizacji poszczególnych etapów projektu oraz zasady zarządzania projektem, w tym metodykę pracy (np. Agile).
  • Budżet i płatności: Jasno określ koszty projektu oraz warunki płatności. Nie zapomnij o wszelkich dodatkowych opłatach, które mogą pojawić się po drodze.
  • Kryteria akceptacji: Zdefiniuj, jak i kiedy będziesz akceptować wykonane prace. Określ, jakie kryteria muszą być spełnione, aby prace były uznane za zakończone.
  • Odpowiedzialność i gwarancje: Określ, jakie gwarancje otrzymujesz i co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak. Ustal, jakie zabezpieczenia masz w przypadku niewykonania umowy przez software house.
  • Prawa własności intelektualnej i licencje: Upewnij się, że umowa precyzyjnie określa kwestię praw autorskich (przeniesienie majątkowych praw autorskich na Ciebie vs. udzielenie Ci licencji na korzystanie).
  • Bezpieczeństwo i dane osobowe: Załącz klauzule dotyczące bezpieczeństwa danych i ochrony danych osobowych. Możesz nawet zawrzeć osobną umowę NDA.

Nie możesz też zapomnieć o:

• • • Licencjach open source: W umowie jasno określ, jakie licencje open source są wykorzystywane w aplikacji. Zaznacz, czy wpływają na sposób dystrybucji produktu końcowego oraz czy wprowadzają jakiekolwiek ograniczenia dotyczące użytkowania, modyfikacji czy dystrybucji kodu.
    • Odbiorze aplikacji: Ustal procedury testowania aplikacji i kryteria, jakie muszą być spełnione przed jej formalnym przyjęciem. Opisz proces zgłaszania błędów i ich poprawiania przed ostatecznym odbiorem. Określ terminy i warunki, na jakich aplikacja zostanie formalnie zaakceptowana, włączając w to możliwość przeprowadzenia testów akceptacyjnych przez użytkowników końcowych.
    • Postanowieniach końcowych: Zawrzyj warunki rozwiązania umowy, kary umowne za niedotrzymanie jej postanowień oraz procedurę rozwiązywania ewentualnych sporów.

Na koniec coś, o czym często się zapomina – a przecież samo stworzenie aplikacji to nie koniec „zabawy”!

Jeśli chodzi o dalsze funkcjonowanie aplikacji, zadbaj też o kwestie takie jak:

• • • Utrzymanie aplikacji: Jasno zdefiniuj zakres wsparcia technicznego i utrzymaniowego oferowanego przez dostawcę, w tym godziny dostępności wsparcia i czas reakcji na zgłoszenia.
    • Reagowanie na błędy: Ustal, jak szybko dostawca musi reagować na zgłoszone błędy. Określ, jaki jest proces ich rozwiązywania, w tym priorytetów dla różnych typów błędów.
    • Aktualizacje: Określ warunki wprowadzania aktualizacji i ulepszeń do systemu, w tym procedury zgłaszania zapotrzebowania na nowe funkcjonalności oraz ich implementacji.

Przemyślana i dobrze skonstruowana umowa to klucz do sukcesu każdego projektu. Zainwestuj czas i energię w jej przygotowanie, a zabezpieczysz się przed wieloma problemami. PS Chętnie zrobię to za Ciebie!

Umowa z serwerem/chmurą

Jeśli chcesz wystartować ze swoją aplikacją SaaS, potrzebna Ci tzw. chmura. W polskim prawie definicje usług chmurowych, choć obecne, nie są zbyt szczegółowe. Według Dyrektywy UE 2016/1148, zaimplementowanej w Polsce ustawą o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa z 5 lipca 2018 roku, usługa chmurowa definiowana jest jako cyfrowa usługa zapewniająca dostęp do skalowalnych i elastycznych zasobów obliczeniowych.

A skoro jest to usługa, naturalnie potrzebujesz zawrzeć umowę z jej dostawcą. Musisz jednak pamiętać, że – ze względu na specyfikę tego typu świadczeń – musi ona zawierać postanowienia, których trudno doszukać się w bardziej „powszechnych” umowach. (Choć tych typowych zapisów, m.in. dotyczących przedmiotu umowy, jej zawarcia czy rozwiązania, też nie może zabraknąć!)

O czym dodatkowo pamiętać, zawierając umowę chmurową?

 

• Opłaty za użytkowanie usług chmurowych, które często są naliczane zgodnie z rzeczywistym użyciem (model „pay as you go”);
• Kwestie bezpieczeństwa w usługach chmurowych, w tym klauzule dotyczące ochrony danych osobowych, które muszą być dostosowane do specyfiki środowiska chmurowego;
• Osobiste gwarancje zapewniające ciągłość dostępności składników chmurowych oraz regulacje dotyczące procedur raportowania i naprawy usterek.

Poza wymienionymi już aspektami, istotne jest także zadbanie o możliwość wycofania się z usług dostawcy w sposób bezpieczny i kontrolowany. To zminimalizuje ryzyko uzależnienia od jednego dostawcy, znane jako vendor lock-in. W tym celu konieczne jest opracowanie tzw. planu wyjścia, który umożliwi płynne przeniesienie danych lub aplikacji do innej infrastruktury.

Kluczowe elementy planu wyjścia w umowie chmurowej:

 

• Możliwość zakończenia współpracy. Umowa powinna zawierać klarowne zapisy pozwalające na rozwiązanie umowy przez użytkownika, wraz z pełnym opisem procesu eksportu danych. 
• Współpraca przy transferze danych. Dostawca powinien być zobowiązany do aktywnej współpracy w procesie transferu danych do innego dostawcy lub bezpośrednio do użytkownika, zapewniając wsparcie techniczne i logistyczne.
• Własność danych. Zapisy umowne muszą jednoznacznie określać, że użytkownik zachowuje pełne prawa do danych i informacji przetwarzanych w chmurze przez cały okres trwania umowy i po jej zakończeniu.
• Bezpieczne usuwanie danych. Umowa powinna gwarantować, że dane użytkownika zostaną bezpiecznie i kompletnie usunięte z infrastruktury dostawcy po zakończeniu umowy, we wszystkich lokalizacjach, gdzie były przechowywane.
• Zasady zwrotu danych. Precyzyjnie określ zasady oraz terminy, w jakich dane mają być zwrócone użytkownikowi lub usunięte, zapewniając, że proces ten jest zgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Tak skonstruowana umowa zapewnia większą elastyczność i bezpieczeństwo w zarządzaniu zasobami cyfrowymi. Tym samym zabezpiecza przedsiębiorcę przed potencjalnymi trudnościami wynikającymi z uzależnienia od jednego dostawcy usług chmurowych.

Jeśli nie wiesz, czy umowa, którą masz podpisać, jest zgodna z Twoimi interesami – chętnie to dla Ciebie sprawdzę. >>> No jasne, dzięki – chętnie skorzystam!

Znak towarowy

Na koniec być może coś nieoczywistego, ale warto pamiętać także o tym aspekcie budowania (lub rozwijania) biznesu, czyli… rejestracja znaku towarowego! 

Taki krok stanowi skuteczną ochronę marki przed nieautoryzowanym wykorzystaniem. Rejestracja znaku towarowego nie tylko chroni tożsamość marki! Zwiększa również jej wartość na rynkach międzynarodowych i buduje rozpoznawalność.

Zmniejsza też ryzyko prawne, chroniąc przed zarzutami o naruszenie praw autorskich czy podobieństwo do innych znaków. To wszystko przyczynia się do wzrostu wartości firmy, poprawiając jej pozycję w oczach inwestorów i partnerów biznesowych.

Więcej o samej procedurze rejestracji i badaniu czystości znaku towarowego znajdziesz tutaj:

• Rejestracja znaku towarowego w 2024 [DOFINANSOWANIE]
• Badanie czystości znaku towarowego – jak je przeprowadzić?

Mam nadzieję, że dzięki temu wpisowi będzie Ci łatwiej wdrożyć swoją wymarzoną aplikację SaaS. Trzymam kciuki! Pamiętaj, że jestem do Twojej dyspozycji – gdybyś miał_a jakiekolwiek wątpliwości.

Do następnego! 🙂