W Twoim graficznym świecie niewątpliwie talent i pasja są kluczami do osiągnięcia celów biznesowych – a je na pewno masz, tylko… to dopiero połowa sukcesu. Dlaczego? Twórcy – a graficy z pewnością do tej grupy należą – często zapominają o aspekcie, który jest równie ważny: zabezpieczeniu swoich interesów. Zmagając się z deadline’ami i poszukiwaniem inspiracji, łatwo pominąć potrzebę dysponowania solidną podstawą prawną dla swojej pracy. Umowa dla grafika nie powinna być tylko nudnym dokumentem, tworzonym dla „odfajkowania” formalności – choć dobrze, jeśli w ogóle jakaś umowa się pojawia… Jednak „jakaś” to za mało. To Twoja tarcza w sytuacji konfliktu. Ciągle powtarzam, że jest dobrze, gdy jest dobrze… A jak nie jest? Cóż… wtedy masz tyle, o ile zadbałeś w umowie.
Jeśli dotychczas unikałeś_aś tego tematu, ponieważ wydawał Ci się skomplikowany, niejasny lub po prostu nie wiedziałeś_aś, jak zacząć – ten artykuł jest dla Ciebie. Krok po kroku przeprowadzę Cię przez kluczowe elementy umowy, które zabezpieczą Twoje prawa jako grafika i pozwolą Ci skupić się na tym, co robisz najlepiej – czyli tworzeniu!
To co, zaczynamy? 😉
1. Umowa dla grafika – rodzaj umowy
Pierwsze, na co powinieneś_aś zwrócić uwagę, to kwestia tego, jaką umowę w ogóle podpisujesz.
Umowa o dzieło
W przypadku tworzenia projektów graficznych najbardziej odpowiednią z dostępnych opcji będzie najczęściej umowa o dzieło. Stworzenie grafiki to nic innego, jak wykonanie oznaczonego dzieła, zazwyczaj za wynagrodzeniem. Tym samym, jeśli zawierasz umowę o wykonanie oznaczonego projektu – zawierasz umowę o dzieło, która została uregulowana w Kodeksie cywilnym. Co w sytuacji stałych współprac? Już tłumaczę (wiem, że dziesiątki lub nawet setki osobnych umów brzmi mało praktycznie).
Umowa ramowa o współpracę | Umowa o świadczenie usług
Oczywiście istnieje możliwość uregulowania długoterminowej współpracy poprzez umowę, w ramach której np. wymiana e-maili jest równoznaczna z przyjęciem nowego zamówienia. Wystarczy zawrzeć umowę ramową o współpracę bądź umowę o świadczenie usług – choć pierwsza z nich jest częstszym rozwiązaniem.
Precyzuje ona zasady długofalowej współpracy pomiędzy zainteresowanymi stronami. Reguluje się w niej metody składania zamówień, określa wynagrodzenie i szczegółowo opisuje warunki wykonania poszczególnych projektów.
Stosowanie umowy ramowej umożliwia zorganizowanie współpracy na klarownych zasadach, eliminując konieczność tworzenia osobnych umów dla każdego nowego zamówienia. Szczególnie w świecie biznesu wydaje się to praktyczne, gdyż nie pochłania cennego czasu (ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy mowa o projektach o niższej wartości).
2. Przedmiot | Termin
Dwa najbardziej kluczowe aspekty, które powinny znaleźć się w umowie to:
- dokładny opis tego, co masz wykonać – a więc określenie przedmiotu umowy oraz
- termin realizacji.
Dlaczego to tak ważne? Pewnie jesteś w stanie wyobrazić sobie sytuację, w której różnice między stronami w oczekiwaniach co do finalnego projektu prowadzą do konfliktu. Aby tego uniknąć, istotne jest, aby w umowie zawrzeć jak najbardziej konkretne informacje dotyczące zadania. Możesz nawet do umowy dołączyć załącznik, w którym bardzo dokładnie opiszesz, co jest przedmiotem zamówienia – czyli po prostu to, co będziesz robił.
Z kolei termin określa, do kiedy powinieneś_aś oddać gotowy projekt. W tym miejscu zwracam uwagę na dwie kwestie, które nagminnie zdarzają się w praktyce, a nadal mało która umowa dla grafika o tym wspomina:
- Co, gdy nie dochowasz terminu, bo nie dostałeś od klienta materiałów, z których miałeś korzystać w trakcie tworzenia? Np. masz stworzyć grafiki do lifestyle’owych postów na social media renomowanej kancelarii adwokackiej, ale… Nie otrzymałeś zdjęć pracowników, które koniecznie miały się pojawić na grafikach. Jeśli pominiesz taką ewentualność w umowie – niedochowanie terminu to Twój problem.
- Co, gdy pojawi się konieczność naniesienia poprawek? Na taki scenariusz także trzeba się przygotować. Sugeruję wprowadzić do umowy mechanizm etapowego „odbioru” i akceptacji kolejnych zrealizowanych faz pracy. Szczególnie przy większych projektach, wymagających znacznego nakładu czasu. (Co do samej ilości poprawek odniosłam się niżej.)
Kiedy jasno określisz zakres prac i termin ich wykonania, gwarantuję Ci, że unikniesz 70% nieporozumień. 🙂
3. Wynagrodzenie – umowa dla grafika
Jako grafik, musisz być świadomy_a, że Twoje wynagrodzenie może być ustalone na różne sposoby – możliwa jest płatność z góry, po zakończeniu pracy, 50/50 (czyli forma mieszana; część płatna z góry, część po wykonaniu pracy), a także płatność rozłożona na raty. Kluczowe jest, by wybrany przez Ciebie sposób odzwierciedlał realne ustalenia między Tobą a Twoim klientem.
Zadatek czy zaliczka?
Przy okazji omawiania wynagrodzenia nie sposób nie wspomnieć o jeszcze jednej kwestii… Niezwykle ważnym aspektem jest rozważenie, czy preferujesz zaliczkę (która jest zwrotna) czy zadatek (który nie podlega zwrotowi, jeśli to klient zrezygnuje z projektu lub podlega zwrotowi w podwójnej wysokości, jeśli to Ty zrezygnujesz). Zadatek daje Ci pewność otrzymania części wynagrodzenia, nawet jeżeli projekt nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie zamawiającego.
Płatność z góry a zadatek
Być może zastanawiasz się teraz, czym się różni płatność z góry od zadatku? Przecież w obu przypadkach otrzymujesz pieniądze przed oddaniem ostatecznego projektu. Rzeczywiście – dopóki współpraca przebiega pomyślnie, nie ma większej różnicy. Jedno i drugie zostanie zaliczone na poczet ostatecznego wynagrodzenia. Problem pojawi się, gdy klient odstąpi od umowy (w przypadku umowy o dzieło nie można jej wypowiedzieć, a jedynie odstąpić). Wynagrodzenie przysługuje za coś, co zostało zrobione (chociażby częściowo), więc jeśli części wynagrodzenia płatnego z góry nie nazwiesz w umowie „zadatkiem”, powinieneś_aś zwrócić otrzymane pieniądze, jeśli okaże się, że klient rezygnuje przed rozpoczęciem projektu. Zadatek z kolei – jak już wyżej wspomniałam – jest bezzwrotny w takich sytuacjach.
Wynagrodzenie częściowe
Jeśli realizujesz prace etapami, serdecznie polecam Ci określenie wynagrodzenia za każdy segment pracy. To ułatwi ustalenie należności, gdyby współpraca została przerwana. Wspomniałam też wyżej, że wynagrodzenie przysługuje za chociażby częściowo wykonaną pracę. Pamiętaj, że w sytuacji, gdy klient zdecyduje się wycofać z projektu, polskie prawo umożliwia mu taki krok. Jest to jednak możliwe dopóki go nie dokończysz. W takim przypadku zamawiający musi uiścić całe należne Ci wynagrodzenie. Jeśli już zacząłeś i część prac masz za sobą, może ono oczywiście zostać obniżone o oszczędności, które uzyskałeś, nie kończąc pracy – słowem: być proporcjonalne do tego, co zostało wykonane – ale zapłacić musi. Ile? To zależy… Z tego powodu podzielenie pracy na kilka etapów w przypadku większych zamówień i ustalenie wynagrodzenia za każdy z nich jest tak pomocne.
4. Współpraca
Pisząc o współpracy, mam na myśli w zasadzie dwie kwestie:
- wszystko to, co jest związane z wysyłaniem Ci przez drugą stronę potrzebnych dodatkowych materiałów, np. logo firmy do wykorzystania w projektach,
- prawo do poprawek.
Zacznijmy od materiałów. Bardzo ważne, aby umowa zawierała zapisy dotyczące współpracy między stronami. I to na każdym etapie realizacji projektu – w tym wymogi dotyczące dostarczania przez klienta niezbędnych materiałów. Powinieneś_aś w niej wyraźnie określić, co się stanie, jeśli klient nie dostarczy materiałów na czas lub nie będzie współpracował w sposób umożliwiający terminowe zakończenie projektu. Tego rodzaju zapisy uchronią Cię przed nieuzasadnionymi roszczeniami dotyczącymi opóźnień wynikających z braku współpracy klienta.
Przy tej okazji jeszcze jeden aspekt – może się przecież zdarzyć, że klient dostarczy Ci materiały mające służyć za wzór. Pojawia się jednak pytanie o odpowiedzialność za ewentualne naruszenie praw autorskich. Na polu prawa autorskiego to Twój klient, wykorzystując cudzy utwór bez zgody autora, naraża się na odpowiedzialność. Częstym zjawiskiem jest próba przeniesienia tej odpowiedzialności na grafika poprzez odpowiednie postanowienia w umowie. Dlatego tak ważne jest, aby umowa jednoznacznie określała, że jako grafik nie odpowiadasz za materiały dostarczone przez klienta, w tym treści pobrane ze stocków.
W umowie warto także zawrzeć zapisy ograniczające liczbę poprawek, jakie klient może zgłaszać. Warto też jasno określić, jak taka tura poprawek wygląda. Należy doprecyzować, kto jest uprawniony do zgłaszania poprawek. Wszystko po to, aby uniknąć sytuacji, w których projekt jest modyfikowany przez wiele osób z… różnymi wizjami. Przykład? Ustalasz szczegóły grafik do kampanii sprzedażowej z pracownikiem danej firmy. Następnie – już po wykonaniu projektu – jego przełożony lub ktoś z zarządu stwierdza, że w ogóle nie tak to miało wyglądać.
Przygotowanie szczegółowej i precyzyjnej umowy, zawierającej regulacje dotyczące zarówno odpowiedzialności za materiały, jak i procesu wprowadzania poprawek, stanowi klucz do zapewnienia płynnej i bezproblemowej współpracy.
5. Umowa dla grafika a prawa autorskie
Prawa autorskie i kwestia ich przeniesienia to must-know przy zawieraniu umów o tworzenie różnego rodzaju projektów. Ile razy zdarzyło Ci się, że przygotowywałeś_aś coś na zlecenie klienta bez formalnej umowy, np. tylko po mailowych ustaleniach? Taka dokumentowa forma umowy jest jak najbardziej OK, ale nie przeniesie na Twojego klienta praw autorskich. Powód jest prosty: przepisy wymagają, aby przeniesienie praw autorskich odbywało się w formie pisemnej. Pamiętaj o tym – graj czysto (Twój klient może nie wiedzieć o tym wymogu)! Możesz tylko zyskać – np. poprzez negocjacje co do ceny za kolejne tzw. pola eksploatacji.
Pliki otwarte
Co z tzw. plikami otwartymi i żądaniem ich udostępnienia po zakończeniu projektu? Tutaj konieczne jest odwołanie się do treści zawartej przez strony umowy. Prawo do tych plików musi być w niej wyraźnie określone. W przeciwnym razie decyzja o ich przekazaniu leży po Twojej stronie. Jasne określenie tych warunków pozwala uniknąć nieporozumień i konfliktów, gwarantując obopólną satysfakcję ze współpracy.
6. Dodatkowe „pierdółki” (WAŻNE!)
Na koniec kilka kwestii, na które być może normalnie w ogóle nie zwrócił_abyś uwagi, a w praktyce są niezwykle istotne!
Poufność
Kwestia poufności bywa kluczowa zwłaszcza przy projektach oczekujących na premierę. Choć klienci nieraz niepotrzebnie domagają się od grafika zachowania poufności, ważne jest, by umowa precyzyjnie określała te wymogi dla obu stron, unikając automatycznego przyjmowania szablonów. Zobowiązanie do zachowania tajemnicy najczęściej okaże się niepotrzebne, gdy zastrzeżesz, że będzie ono wzajemne (Ty nic nie pokażesz, ale Twój klient także – np. do czasu premiery).
Poufność a portfolio
Klauzula poufności nie powinna blokować wykorzystania projektów w Twoim portfolio, chyba że informacje są faktycznie poufne. A kiedy są? Jeśli druga strona rzeczywiście zrobiła coś, aby w poufności je zachować. Rozwiązanie problemu portfolio jest zatem dość proste: poufność dotyczy informacji starannie ukrywanych. Jeśli praca jest już dostępna publicznie, trudno uznać ją za poufną, co umożliwia jej wykorzystanie w portfolio.
Know-how
Gdy klient dzieli się z Tobą swoim know-how, umowa musi dokładnie określać, jakie informacje są poufne. Zamiast ogólników, jak np. „wszystkie dane techniczne”, należy precyzyjnie wskazać, co podlega ochronie. Taka jasność chroni zarówno klienta, jak i Ciebie przed nieporozumieniami dotyczącymi poufności.
Zakaz konkurencji
Klient może czasem chcieć wprowadzić nawet zakaz konkurencji, ograniczając Ci możliwość współpracy z innymi podmiotami. Ważne jest, by takie postanowienia były dokładnie omówione i zapisane w umowie już na etapie jej negocjacji. Niektóre wykorzystywane wzory umów (np. internetowe) mogą niepotrzebnie szeroko określać zakaz, co w skrajnych przypadkach może ograniczyć Twoją działalność na długie lata.
Kluczowe jest, aby nie zgadzać się na nieuzasadnione ograniczenia bez możliwości negocjacji. Warto także zaznaczyć, że za okres obowiązywania zakazu konkurencji grafik może żądać wynagrodzenia. Jeśli umowa zawiera zakaz działalności konkurencyjnej po jej zakończeniu, koniecznie należy wyjaśnić kwestię ewentualnego odszkodowania.
RODO
Pewnie teraz myślisz: a co ma piernik do wiatraka?! A ja Ci powiem: w tym przypadku całkiem sporo!
Dane osobowe pojawiają się w pracy grafika!
RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dotyczy także działalności grafików, którzy często nie zdają sobie sprawy z tego faktu. W codziennej pracy grafika pojawiają się przecież dane osobowe klientów, np. imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonu czy informacje o działalności gospodarczej. BA! Nie tylko współpraca bezpośrednia z klientami, ale także komentarze na blogu mogą zawierać dane osobowe, podlegające ochronie według RODO.
Swoją drogą, co do prowadzenia bloga – musisz zajrzeć do TEGO ARTYKUŁU. Trochę się w tym kontekście ostatnio pozmieniało, dlatego bardzo polecam lekturę! (Szczegóły we wpisie, nie będę się tutaj powtarzać. :P)
Co zrobić z tym faktem?
Aby zabezpieczyć się pod kątem RODO, powinieneś_aś zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych, używając chociażby bezpiecznych narzędzi do korespondencji i przechowywania informacji. Istotne jest również wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie dysków czy dwuskładnikowe uwierzytelnianie.
Koniecznym krokiem jest również przygotowanie i posiadanie dokumentacji RODO, która opisuje zabezpieczenia i procedury przetwarzania danych. Dzięki niej, w przypadku kontroli, będziesz w stanie wykazać zgodność z przepisami.
Więcej na temat RODO znajdziesz w tym artykule: Dokumentacja RODO i wdrożenie w przedsiębiorstwie. Zajrzyj też TUTAJ – przygotowałam pakiet dokumentów, który pomoże Ci w prawidłowym wdrożeniu RODO w Twojej działalności graficznej.
Umowa dla grafika – podsumowanie
Jeśli nie masz pewności, czy umowa, którą chcesz zawrzeć zapewni Ci bezpieczeństwo – napisz do mnie! Razem na pewno coś poradzimy – a w razie konieczności sformułujemy ją tak, żeby było dobrze! 😉
Zapraszam Cię też do mojego sklepu, gdzie znajdziesz wzory dokumentów potrzebne w działalności e-commerce: IDĘ NA ZAKUPY – POKAŻ, CO TAM MASZ!
I koniecznie przeczytaj ten artykuł: Freelancing – jak działać legalnie i bezpiecznie?