Umowa o usługi księgowe – 10 niezbędnych postanowień w umowie

Każdy księgowy_a, z którą rozmawiam, pyta mnie o to samo: „Co powinna zawierać idealna umowa o usługi księgowe?” 🤔

No właśnie! Z jednej strony zależy Ci na ochronie interesów Twojego biura rachunkowego, z drugiej – chcesz, żeby klient wiedział, na czym dokładnie polega współpraca i czego się od niego oczekuje.

Dlatego przygotowałam dla Ciebie listę 9 niezbędnych postanowień, które powinna zawierać każda umowa o świadczenie usług księgowych. Jeżeli jeszcze nie masz jasności, co do tego, jak skonstruować umowę, albo chcesz poprawić obecną wersję, ten artykuł jest dla Ciebie! Dzięki tym wskazówkom zyskasz pewność, że Twoja umowa będzie solidna i zabezpieczy interesy obu stron.

Dlaczego umowa z biurem rachunkowym jest kluczowa?

Musisz wiedzieć, że prowadząc biuro rachunkowe, umowa z klientem to Twoja tarcza (tak jest z resztą w każdym biznesie). To dokument, który nie tylko precyzuje warunki współpracy, ale przede wszystkim zabezpiecza Twoje interesy.

Rola umowy jest nieoceniona, ponieważ wyznacza granice odpowiedzialności obu stron. Umowa chroni Cię więc przed ewentualnymi pretensjami ze strony klienta, jeśli coś pójdzie nie tak. Dodatkowo, dobrze skonstruowana umowa umożliwia jasne ustalenie oczekiwań między stronami. Wiesz, co dokładnie zobowiązujesz się wykonać, a klient ma pełną świadomość tego, za co płaci. 

Umowa z księgową – czym dokładnie jest?

Pamiętaj, że taka umowa nie jest szczegółowo określona w przepisach ustawy o rachunkowości, ani nie podlega specyficznym regulacjom Kodeksu cywilnego. Jest to typowa umowa o świadczenie usług, podlegająca przepisom art. 750 Kodeksu cywilnego, co oznacza, że zasady jej dotyczące opierają się na regulacjach dotyczących umów zlecenia. Co istotne, nie tworzy stosunku pracy. Jako biuro rachunkowe masz zatem pełną swobodę w organizacji pracy – choć oczywiście musisz dotrzymywać ustawowych terminów, np. rozliczeń podatkowych. W umowie możesz też zawrzeć konkretne terminy na wykonanie wyznaczonych zadań – ale co do zasady jesteś „wolnym ptakiem”. Oczywiście, zatrudnienie osoby zajmującej się księgowością w oparciu o umowę o pracę także jest możliwe, ale nie o tym tutaj mowa.

No dobrze, to co powinna zawierać idealna umowa z biurem rachunkowym, która należycie ochroni Twoje interesy?

10 niezbędnych postanowień – umowa z biurem rachunkowym, wzór z którego możesz skorzystać

Ponieważ umowa o świadczenie usług księgowych jest umową cywilnoprawną i podlega swobodzie umów, masz całkowitą dowolność w jej tworzeniu. W teorii możesz więc wpisać do niej cokolwiek. Tylko po co? Po co siedzieć nad czymś, co w razie sporu i tak Cię nie ochroni? Oto 10 postanowień, o których nie możesz zapomnieć (a przynajmniej ja odradzam).

Zacznę od elementów dość oczywistych. Z doświadczenia wiem jednak, że najprostsze kwestie mogą czasem „położyć” całą sprawę, jeśli są niedopracowane.

A zatem…

Umowa o usługi księgowe powinna zawierać:

1. Datę i miejsce sporządzenia umowy oraz oznaczenie stron (ich dane identyfikacyjne, takie jak imiona i nazwiska, nazwy przedsiębiorstw, numery NIP, REGON, KRS oraz adresy zamieszkania lub siedziby);
2. Okres obowiązywania umowy (czas określony lub czas nieokreślony);
3. Kwestie dot. wypowiedzenia umowy oraz okresów wypowiedzenia, a także możliwość i warunki rozwiązania umowy;
4. Sąd właściwy do rozstrzygania sporów, gdyby takie się pojawiły. (Najlepszym rozwiązaniem jest określenie, że wszelkie spory będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Twojego biura. Dzięki temu unikniesz konieczności uczestniczenia w postępowaniach w odległych lokalizacjach, co może generować dodatkowe koszty i komplikacje.)

A teraz nieco bardziej złożone kwestie, o których być może nawet nie pomyślałeś_aś.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, w umowie określ także:

5. Zakres usług

Zdefiniuj dokładnie, jakie usługi obejmuje umowa. Wskaż, czy będą to:

• prowadzenie Ksiąg Handlowych (KH) lub Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR),
• obsługa dokumentacji kadrowej,
• przygotowanie deklaracji (ZUS, podatkowych) czy sprawozdań finansowych.

Precyzyjny zakres usług to podstawa do ustalenia wynagrodzenia i ograniczenia nieporozumień. Ustal jasne terminy, do kiedy klient ma dostarczyć dokumenty, aby umożliwić terminowe realizowanie usług. Określ, w jaki sposób dokumenty będą przekazywane – osobiście, pocztą, kurierem czy online. Wskaż konsekwencje opóźnień, np. dodatkowe opłaty czy brak odpowiedzialności za skutki wynikające z braku dokumentów na czas. Określ też, do kiedy zobowiązujesz się informować klienta o wysokości podatków i innych obciążeń. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i wyznaczysz jasne zasady współpracy.

6. Pełnomocnictwo

Jeśli Twój klient decyduje się na udzielenie pełnomocnictwa, które umożliwi przedstawicielowi biura reprezentowanie go przed instytucjami takimi jak ZUS czy Urząd Skarbowy, w umowie dokładnie określ zakres tego pełnomocnictwa. Precyzyjne wskazanie, w jakich sprawach możesz działać jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów obu stron. Ważne, aby umowa precyzyjnie wskazywała granice uprawnień, a także zastrzegała, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za błędy wynikłe z niepełnych lub błędnych informacji dostarczonych przez klienta.

 

7. Wynagrodzenie, które Ci przysługuje

Jasno określ, jakie usługi obejmuje wynagrodzenie i od czego zależy jego wysokość – np. liczby dokumentów. Ustal, co się stanie, gdy klient dostarczy więcej dokumentów niż zakładano, albo zrobi to z opóźnieniem. Zadbaj też o swoje interesy w razie zawieszenia działalności klienta, szczególnie jeśli prowadzi biznes sezonowy. Koniecznie doprecyzuj model rozliczeń – stała miesięczna stawka czy opłaty za konkretne usługi – i jasno wskaż, czy ceny zawierają VAT. Nie zapomnij o szczegółach technicznych: numer konta do płatności, terminy, formy transakcji. Warto też wymienić konsekwencje wynikające z opóźnionych płatności.

8. Kwestie poufności informacji i RODO

Świadcząc usługi księgowe, oferujesz nie tylko wykonanie określonych czynności, ale także zaciągasz ogromny kredyt zaufania. Umowa powinna więc zawierać zapisy, które jednoznacznie określają, że dane przekazywane przez klienta będą wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji ustalonych usług. Dodatkowo, niezbędne jest zawarcie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, co jest zgodne z wymogami RODO. 

Tutaj znajdziesz wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, dzięki któremu będziesz mieć pewność, że działasz zgodnie z obowiązującymi przepisami: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

9. Zakres odpowiedzialności za szkody

Warto w umowie zawrzeć zapisy, które ograniczają odpowiedzialność biura do przypadków wyłącznie umyślnej winy i ograniczyć odpowiedzialność biura do określonej kwoty. To ostatnie daje Ci pewność w kwestii ryzyka finansowego, chroniąc przed wysokimi roszczeniami klienta. Ustalając taki limit, zapewniasz sobie ochronę przed nadmiernymi obciążeniami finansowymi, jednocześnie pozostawiając przejrzyste zasady współpracy z klientem.

Dobrze też w umowie z klientem zawrzeć zobowiązanie, że dostarczysz potwierdzenie posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). To dokument, który daje Ci spokój i ochronę przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z błędami księgowymi. Posiadanie odpowiedniej polisy to gwarancja, że jesteś zabezpieczony na wypadek problemów, a klient będzie miał pewność, że współpracuje z odpowiedzialnym partnerem. Dobrze jest także określić, że klient może poprosić o potwierdzenie ważności polisy w razie potrzeby, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych formalności, a jednocześnie budować zaufanie.

10. Kwestie przechowywania dokumentacji 

W umowie koniecznie określ szczegółowe warunki przekazywania dokumentów po zakończeniu współpracy oraz zasady ich przechowywania – zwłaszcza w sytuacji, gdy klient nie odbierze ich w ustalonym czasie. Określ, czy dokumenty będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej, oraz zaznacz, jak długo będą przechowywane. Warto także uwzględnić zapisy dotyczące odpowiedzialności za bezpieczeństwo danych, zwłaszcza przy archiwizacji cyfrowej. Pamiętaj, że dobrze sformułowane zapisy ochronią Cię przed nieoczekiwanymi roszczeniami i nieporozumieniami z klientem.

Podsumowanie – umowa na usługi księgowe

Starannie przygotowana umowa o usługi księgowe to fundament każdej udanej współpracy z klientem.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja umowa jest w pełni dopracowana, umów się ze mną na konsultację. Wspólnie starannie opracujemy wszystkie szczegóły, aby dokument był dopasowany do Twoich potrzeb i specyfiki działalności.

PS W wolnej chwili przeczytaj także: Bezpieczeństwo online, czyli jak chronić biznes i klientów!