Zgodzisz się, że w dzisiejszych czasach biznes bez social mediów jest trochę jak ryba bez wody? Można próbować, ale za długo nie pożyje… Zakładam jednak, że doskonale o tym wiesz, skoro postanowiłe_aś zbudować swój własny biznes w oparciu o tę zależność. Jak to bywa w każdej działalności – skoro jest firma, to są umowy. Dużo umów. A w Twoim przypadku jest taka jedna, na którą musisz zwrócić szczególną uwagę. Umowa o prowadzenie social mediów.
Umowa o prowadzenie social mediów – po co i na co to komu?
Do znudzenia będę powtarzać, że umowy zawiera się na złe czasy. I choć może wydaje Ci się, że to tylko nudne powiedzenie prawników, które nie ma wiele wspólnego z rzeczywistością – uwierz na słowo! Jest dobrze… póki jest dobrze. A potem? Potem (jak już jest gorzej), to jest dobrze tylko, jak masz dobrą umowę. 😛 Ale nie bój nic – zdradzę Ci parę moich wskazówek! 😉
Na co zwróciłabym uwagę, gdybym tworzyła umowę o prowadzenie social mediów?
1. Umowa o prowadzenie social mediów BASICS – czyli pozornie błahe kwestie, o których się zapomina
Na początek być może rzeczy oczywiste, ale bardzo istotne. Po pierwsze, zadbaj o prawidłowy tytuł umowy, by wskazywał on możliwie precyzyjnie na jej przedmiot. Mimo że ostatecznie liczy się jej treść, a nie sam nagłówek (przy umowach „nie oceniamy książki po okładce”) – warto o tym pamiętać. Po drugie, odpowiednio oznacz strony umowy – np. w kontekście spółek ważne jest prawidłowe wskazanie jej reprezentacji oraz wspólników/członków zarządu. Mam nadzieję, że o tym wiesz, ale w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej umowy nie zawierasz jako firma, ale jako osoba prowadząca firmę.
2. Słowniczek – tak dla jasności
Choć w umowach zlecenia nie pojawia się on często, w tym przypadku warto umieścić w treści umowy słowniczek z definicjami poszczególnych wyrażeń używanych w umowie. Po co? Zwiększy to czytelność całej umowy i pozwoli na uniknięcie nieporozumień. Zastanawiasz się co umieścić w takim słowniczku?
Pytasz: co umieścić w takim słowniczku? Wytłumacz w nim, co oznaczają takie pojęcia jak:
- materiały dodatkowe (te, które podsyła Ci klient do wykorzystania),
- zastrzeżenia do prac,
- poprawki do prac,
- prace dodatkowe,
- dni,
- siła wyższa.
Pamiętaj jednak, że to tylko przykłady! W słowniczku możesz umieścić tak naprawdę wszystko, co mogłoby budzić jakiekolwiek wątpliwości w przyszłości.
3. Dobrze określ obsługiwane kanały i zakres Twojej pracy
Jednym z najważniejszych elementów każdej umowy jest odpowiednie określenie jej przedmiotu. W przypadku umowy o obsługę social mediów może to brzmieć mniej-więcej tak:
Zamawiający zamawia u Wykonawcy usługę prowadzenia profilu firmowego pod nazwą “[xy]” na LinkedIn Zamawiającego (zwane dalej: Obsługa mediów społecznościowych) w okresie od 1 stycznia 2024 roku do 1 lutego 2024, a Wykonawca zamówienie przyjmuje.
W tym miejscu zwracam Twoją uwagę na jeden „drobny” szczegół: odpowiednio określ kanały, które będziesz obsługiwać. Nie zapomnij też o jasnym przedstawieniu zasad samych publikacji – tzn. kto będzie odpowiedzialny za terminowe „wstawianie” treści na SM (Ty czy klient).
Dokładność popłaca…
Opisz, co konkretnie oznacza „obsługa mediów społecznościowych” (jeśli nie zrobiłeś tego np. w słowniczku). Niech w Twojej umowie znajdzie się precyzyjne wskazanie czynności, które składają się na taką usługę. Przykładowo: czy masz przygotować tylko posty z tekstami, czy także kalendarz publikacji i do tego grafiki? A może dodatkowo masz być też odpowiedzialny za różnego rodzaju automatyzacje na profilach społecznościowych oraz interakcje z odbiorcami (np. odpisywanie na prywatne wiadomości)? To wszystko ma znaczenie!
Uwzględnij też ilość publikacji, które masz przygotowywać (dwie tygodniowo, cztery miesięcznie, codziennie jedną). Określ, w jakiej częstotliwości mają się pojawiać (regularnie – w określone dni i o określonych porach czy może jest to obojętne, byleby ilość się zgadzała).
UWAGA!
Podaj też rodzaj publikacji. Zastanów się czy chcesz „bawić się” we wszystkie dostępne formaty, np. tworzenie reels czy infografik. Nie zrozum mnie źle. Wiem, że potrafisz! Chodzi o to, abyś na koniec miesiąca zdziwił_a się że poświęciłe_aś tyyyyyle czasu na 6 perfekcyjnych reels, a wynagrodzenie za Twoją pracę jest dokładnie takie samo, jakie by było, gdybyś przygotował np. tylko cztery proste grafiki. A jeśli chcesz kompleksowo obsługiwać swoich klientów (naprawdę to rozumiem!) pomyśl zawczasu o odpowiednim wynagrodzeniu. Zastanów się czy chcesz rozliczać się od projektu w ramach tzw. wynagrodzenia ryczałtowego czy na bazie wynagrodzenia godzinowego za czas spędzony nad wykonaną pracą.
[To chyba dobry moment, by do przejść do tego wątku, nie sądzisz? ;)]
PS To może Ci się przydać, jeśli zlecasz wykonanie grafik komuś innemu: KLIKNIJ!
4. Wynagrodzenie VS budżet na SM – uważaj!
W kontekście wynagrodzenia warto powiedzieć więcej niż tylko to, że ma być adekwatne. 😉
Po pierwsze pamiętaj aby w umowie określić termin płatności. Po drugie wiadomo określ wysokość wynagrodzenia. Jeśli podajesz ceny netto (co polecam), dla jasności dopisz punkt, który będzie +/- brzmiał: „Wynagrodzenie Wykonawcy, o którym mowa powyżej podlega powiększeniu o należny podatek od towarów i usług (podatek VAT).” Wiesz, żeby się potem nikt nie tłumaczył, że nie wiedział, co znaczy netto. 😛 (Po co się denerwować?)
Możesz też dodać postanowienie, że płatność będzie się odbywała na podstawie faktury przesłanej w formie elektronicznej. I nie zapomnij oczywiście podać numeru rachunku bankowego, na który mają być przelewane środki za usługi!
I jeszcze jedno…
Przy wynagrodzeniu muszę wspomnieć o jeszcze jednej ważnej kwestii. Warto, abyś już na etapie negocjacji i dogadywania szczegółów współpracy dokładnie wytłumaczył_a klientowi, czym różni się wynagrodzenie od budżetu na social media. Wiadomo, że w serwisach społecznościowych dostępne są różne funkcjonalności i dodatkowe narzędzia, np. Facebook Ads, które bywają dodatkowo płatne. Jasno sprecyzuj (zarówno ustnie, jak i w umowie), że Twoje wynagrodzenie jest zapłatą za Twoją pracę, a na tego typu dodatkowe działania potrzebny będzie dodatkowy budżet.
5. Umowa o prowadzenie social mediów a
prace dodatkowe
Aby usprawnić całościową współpracę, warto dodać też klauzulę dot. ewentualnych prac dodatkowych. Określ w niej, że po przyjęciu przez klienta oferty wykonania prac dodatkowych, nie będzie potrzebne zawarcie kolejnej umowy. To znacznie przyspieszy Ci robotę, jeśli chodzi o formalności. (Nie ma za co!) 😀
6. „Ja podeślę taki plik” – kwestia materiałów dodatkowych
Dobrze jest też poświęcić jeden punkt czy paragraf w umowie na doprecyzowanie wszelkich kwestii dot. materiałów dodatkowych, czyli tego, co podsyła Ci klient do wykorzystania w SM. By uniknąć „ślęczenia” po nocach, określ termin, w którym takie materiały mają być dostarczone przez drugą stronę. Klauzula odnosząca się do wszelkich wad tego typu materiałów także może okazać się niezbędna. Napisz, że zawiadomisz niezwłocznie o wszelkich wykrytych wadach takich materiałów – to uchroni Cię przed roszczeniami drugiej strony. Przykład? Gdy przesłane pliki (chociażby zdjęcia) są złej jakości i nie nadają się do użycia. Klient powinien również oświadczyć, że posiada prawa autorskie pozwalające mu na wykorzystanie tych materiałów w Twoich projektach.
7. Z pustego to i Salomon nie naleje – ureguluj kwestie współpracy w trakcie umowy
Najlepiej będzie, jeżeli w umowie określisz prawa i obowiązki dla każdej ze stron. Jeśli klient wymaga, aby wszystkie przygotowane treści przed ich publikacją podesłać mu do wglądu i akceptacji, koniecznie określ w umowie terminy, kiedy ta akceptacja ma nastąpić (np. maksymalnie 3 dni przed planowaną publikacją). Wtedy będziesz miał_a czas, aby w razie konieczności coś poprawić. Śmiało możesz dodać postanowienie umowne, zgodnie z którym w razie braku odpowiedzi i upływie określonych terminów, możesz opublikować materiały bez akceptacji. Dzięki temu unikniesz przesunięć i opóźnień. To samo tyczy się przesyłania materiałów, które masz wykorzystywać w publikacjach – ale o tym wspomniałam już wcześniej. Generalnie ważne jest, aby w Twojej umowie pojawił się zapis dot. współdziałania stron przez cały okres jej obowiązywania, w szczególności przekazywania sobie wzajemnie niezbędnych informacji.
Pamiętaj także, aby zabezpieczyć się na takie sytuacje, w której klient nie płaci umówionego wynagrodzenia lub nie współpracuje przy wykonaniu umowy. Wprowadź do niej odpowiednie klauzule pozwalające na rozwiązanie umowy w takich przypadkach.
8. Ileż można… czyli pamiętaj o poprawkach
Jeśli w swoich materiałach będzie błąd, musisz go naprawić. Kropka. Coś na zasadzie rękojmi za wady. Jeśli jednak żądanie poprawek wynika z „widzimisię” klienta, nie masz obowiązku poprawiać ich w nieskończoność. Oczywiście dobrą praktyką jest zaoferowanie np. dwóch poprawek jednego projektu w ramach określonego wynagrodzenia. Jednak aby uniknąć wątpliwości, dokładnie opisz to w umowie. Podaj np. ile będzie kosztować każda kolejna poprawka po wyczerpaniu tych bezpłatnych.
9. Prawa autorskie i korzystanie z materiałów
W kwestii praw autorskich pojawiają nam się tutaj dwa pola do uregulowania.
Po pierwsze, koniecznie wskaż postanowienia dotyczące praw autorskich i ich przeniesienia na klienta co do prac, tekstów czy grafik, które stworzysz. To bardzo ważny punkt, a niestety często spotykam się w tym zakresie z błędami np. nieprecyzyjnym wskazaniem pól eksploatacji. Błędne zapisy co do praw autorskich mogą skutkować np. ich nieskutecznością. W efekcie Twój klient zostanie bez żadnych praw do wykonanej przez Ciebie pracy… a nie chcemy go na to narażać. Bardzo ważne jest również określenie momentu, w którym dojdzie do przeniesienia praw czy udzielenia licencji. Może on nastąpić już w momencie przesłania plików lub dopiero w momencie wprowadzenia poprawek. Jako że jest to temat na osobny artykuł, rzucam szybką wskazówką: zwróć uwagę na tzw. pola eksploatacji.
Kolejną kwestią są zapisy dotyczące praw autorskich do utworów, które wykorzystujesz do tworzenia materiałów promocyjnych dla klienta. Najlepiej jest uregulować już na etapie zawierania umowy, z jakich źródeł zdjęć czy grafik możesz korzystać. Określ też, kto ponosi ewentualną odpowiedzialność za naruszenie cudzych praw autorskich. Zazwyczaj jednak klient będzie chciał przenieść ją na Ciebie jako na twórcę. Pamiętaj więc, aby dokładnie sprawdzać w regulaminie danej bazy grafik czy banku zdjęć, czy masz prawo do używania konkretnych utworów w komercyjnych projektach. Podobnie w przypadku, w którym korzystasz ze sztucznej inteligencji, pamiętaj, aby nie naruszać cudzych praw. O prawach autorskich i AI pisałam tutaj.
10. Postanowienia końcowe – last, but not least, by umowa o prowadzenie social mediów była bezpieczna!
Postanowienia końcowe z reguły są poddawane praktyce „kopiuj-wklej” (lub też „Ctrl+C; Ctrl+V”). 😛 Jednak zwróć uwagę na takie aspekty jak:
- czas obowiązywania umowy i kwestie jej rozwiązania – określ m.in. to, kiedy umowa wchodzi w życie. A także: na jaki czas jest zawarta i ile wynosi okres wypowiedzenia.
- obowiązek zachowania poufności – możesz zawrzeć tzw. klauzulę o poufności w umowie. Możesz też zawrzeć osobną umowę NDA (przygotowałam wzór, który znajdziesz w moim sklepie: O TUTAJ!)
- zmiany umowy – dla uniknięcia nieporozumień dopisz w postanowieniach końcowych, że:
„Wszystkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.”
- wybór prawa – jest kluczowy, jeśli zawierasz umowę z kimś z zagranicy. Chodzi o to, abyś wskazał w umowie, jakie prawo będzie właściwe, np. w ten sposób: „Jako prawo właściwe dla wszystkich swoich stosunków zobowiązaniowych strony wskazują prawo polskie.”
- klauzula kompleksowości – może wydawać się zbędna, ale lepiej pewne (nawet oczywiste) rzeczy czasem mieć na piśmie niż nie mieć. W określonych przypadkach warto zatem dodać w postanowieniach końcowych, że umowa stanowi ostateczne i wyczerpujące uregulowanie praw oraz obowiązków stron i zastępuje jakiekolwiek wcześniejsze porozumienia/ustalenia. Just in case. 😉
- podpisy i parafki na każdej stronie – chyba nie muszę wyjaśniać, że obie strony muszą umowę podpisać i każda z nich powinna dostać swój egzemplarz? 😛
Umowa o prowadzenie social mediów – podsumowanie
Trochę się rozpisałam – wybacz! Ale to dla Twojego dobra! 🙂 Z pozoru prosta umowa (bo przecież co trudnego może być w umowie o dzieło, nie?), a tyle szczegółów, na które trzeba zwrócić uwagę… Ale uwierz mi – to procentuje, gdy coś się wydarzy.
Możesz również skorzystać z wzoru umowy o prowadzenie social media, który przygotowałam na podstawie zebranych przy współpracy z social media managerami i agencjami reklamowymi doświadczeń.
Wzór znajdziesz tutaj – w moim sklepie.
A jeśli nadal masz jakieś wątpliwości, chętnie pomogę. 😉 Skontaktuj się ze mną w wygodny dla Ciebie sposób. Może być mail, telefon lub nawet wiadomość na SM.
Do kolejnego wpisu!
A jeśli Ci mało, przeczytaj też ten artykuł: Umowa o wykonanie strony internetowej